8(800)350-83-64

Время экономить: как сократить затраты на документооборот?

Содержание

Как быстро сократить расходы, не убивая бизнес, клиентов, сотрудников?

Время экономить: как сократить затраты на документооборот?

Компания, работающая на нерегулируемом потребительском рынке, обязана сокращать свои издержки до конкурентного уровня или же она покидает рынок.

Уоррен Баффет

Тема сегодняшней статьи появилась достаточно внезапно. Вернее, к ее написанию меня подтолкнуло письмо, которое я получил от своего читателя, предпринимателя из Днепропетровска.

Раньше, на вопрос о том, как сократить расходы, я бы не задумываясь ответил своей любимой цитатой: «Думай не о расходах, думай о доходах!», и предложил бы, в первую очередь, начать с пересмотра системы клиентогенерации и продаж, а потом бы фокусировался на сокращении ненужных издержек.

Но сегодня немного другое время.

В СНГ сейчас настоящий экономический кризис. Обвал национальной валюты составил от 50% до 300%, а вместе с ней и доходы населения. Все это в совокупности нанесло очень тяжелый удар по малому и среднему бизнесу.

Поэтому, в ситуации, когда количество клиентов и заказов резко падает вниз, любой компании самое время подумать о сокращении расходов. Но сделать это таким образом, чтобы не нанести серьезный урон своему бизнесу, клиентам и сотрудникам.

Можно ли сократить расходы быстро и безболезненно?

Об этом и поговорим сегодня.

Стратегические и нестратегические расходы

У Боба Файфера, автора книги «Издержки-вниз, продажи-вверх» есть отличная классификация издержек. Все расходы он делит на стратегические (которые, обеспечивают прибыль компании) и нестратегические (обеспечивающие рабочий процесс, но не приносящие доход).

К стратегическим расходам Файфер относит маркетинг (привлечение новых и удержание старых клиентов) и бонусы менеджерам по продажам. То есть, целевые инвестиции, направленные на рост продаж и прибыли компании.

К нестратегическим расходам относится аренда офис, закупка оргтехники и канцелярии, зарплата административного персонала, и т.п.

Всем предпринимателям Файфер рекомендует сделать следующие 2 вещи:

  • превзойти своих конкурентов по уровню стратегических расходов, обеспечивая эти расходы при любой конъюнктуре как в хорошие, так и в плохие времена
  • безжалостно урезать нестратегические расходы, доводя их до абсолютного минимума

Песочные часы маркетинга, или как происходит клиентогенерация

Но, по факту, многие бизнесмены поступают на оборот. Давайте посмотрим на 3 самые распространенные ошибки, которые допускают предприниматели, сокращая издержки.

№1 – Урезание зарплат

Урезать зарплату персоналу – это первое, что приходит на ум многим горе-предпринимателям.

Почему этого не нужно делать?

Как минимум, потому что, сотрудник обозлится на руководителя, а его мотивация упадет ниже плинтуса.

Поверьте, урезание зарплаты всегда приводит  к тому, что в рабочее время, сотрудник будет занят не решением рабочих вопросов компании, а поиском дополнительного дохода и новой работы. А как только, он найдет что-то более-менее подходящее, тут же уйдет от вас.

Вы этого хотите добиться?

Лучше подумайте о сокращении персонала, чьи функции можно легко и безболезненно передать на аутсорс, чем о урезании зарплаты ключевым сотрудникам. Последние всегда будут помнить о том, что вы  заботитесь о них, и будут стараться сделать все возможное для роста компании.

№2 – Сокращение инвестиций в маркетинг

Вторая самая распространенная ошибка – сокращение инвестиций в маркетинг.

Почему этого нельзя делать?

В США проводилось исследование в результате которого было обнаружено, что те компании, которые не урезали маркетинговый бюджет во времена финансового кризиса, в итоге стали лидерами своих отраслей. Те же, компании, которые сокращали инвестиции в маркетинг, потеряли как свою долю рынку, так и значительно ослабили свою конкурентоспособность.

Нужно не сокращать, а оптимизировать свои расходы. А для этого перераспределять маркетинговый бюджет на наиболее прибыльные каналы, и отказываться от неэффективных.

Как это сделать, я рассказывал в своей статье 5 самых важных маркетинговых показателей для малого и среднего бизнеса

№3 – Ухудшение качества

Ухудшить качество – значит вынести самому себе смертный приговор. Рынок поменялся, конкуренция стала жестче, а клиент – образованней. Сегодня клиент понимает, что он король. И именно он принимает решение.

Поэтому, как только качество вашего продукта перестанет его устраивать, он тут же развернется и уйдет к вашим конкурентам.

Вы же не хотите этого?

Вместо ухудшения качества подумайте о различных тарифных сетках и опциях для клиента.

Хотите сократить издержки на доставку? Повысьте сумму минимального заказа для бесплатной доставки.

Клиент хочет заплатить вам меньше денег? Уменьшите количество предоставляемых услуг.

Но, никогда и ни в коем случае, не ухудшайте качество!

А теперь посмотрите на этот чек-лист еще раз и подумайте, допускаете ли вы подобные ошибки?

Если да, то самое время быстренько начать их исправлять. А потом переходить к более эффективным способам сокращения расходов, о которых я расскажу дальше.

№1 – Отказ от офиса

Когда я советую отказаться от офиса, многие недоуменно смотрят на меня и крутят пальцем у виска. Но давайте посмотрим правде в глаза. Если ваш офис не служит одновременно вам складом, выставочным залом, или местом продажи, то вы легко можете обойтись без него.

Во-первых, аренда офиса и его обслуживание – одна из самых весомых статей среди нестратегических расходов. Просто посчитайте, насколько вы бы смогли улучшить финансовое положение, если бы убрали из статей издержек все расходы на аренду и содержание офиса.

Во-вторых, вы бы значительно экономили время (которое они тратят на то, чтобы добраться на работу и вернуться домой) и деньги сотрудников (обеды, кофе, и т.п.).

Конечно же, многие бизнесмены морально не готовы к такому подходу. Ведь у них сразу возникает первый вопрос: они же просто не будут работать без моего контроля?

Отвечу вопросом на вопрос: зачем вам сотрудники, которые работают только из под палки и когда у них над душой стоит руководитель? Увольняйте их!

Подумайте об управлении по целям (читайте книгу Брайана Трейси «Мотивация»), пропишите стратегию и пошаговые задачи ее реализации для каждого сотрудника, используйте программы, позволяющие вести коллективную работу и отслеживать состояние каждого процесса и задачи (Мегаплан, Битрикс, Trello, Basecamp). Привяжите зарплату сотрудников к результатам и выполнению целей.

Ведь вас, надеюсь, интересуют результаты?

Вот еще одно видео, которое заставит вас призадуматься об отказе от офиса.

http://youtu.be/U30uCZVs0Dg

№2 – Аутсорсинг

Аутсорсинг – второй способ существенно уменьшить свои издержки. Например, если у вас в штате есть юрист, то вы несете издержки на его зарплату и обустройство рабочего места. Если вашему бизнесу не нужна существенная юридическая поддержка, то вы можете смело отказаться от юриста и заключить договор на юридическое обслуживание с хорошей юридической компанией.

Преимуществ несколько.

Во-первых, если что-то пойдет не так, вы всегда можете выставить претензии компании, обслуживающей вас, а также применить штрафные санкции.

Во-вторых, если ваша компания также предоставляет услуги, которые могут быть полезны юридической компании, вы можете просто договориться о партнерском и бартерном обмене. Таким образом, отказавшись от лишних издержек.

№3 – % и бонус за выполнение задач вместо ставки

Третий способ быстро и безболезненно сократить расходы – перевести сотрудников с фиксированной ставки на %. Но, прежде чем, это сделать, вам нужно будет детально ознакомится с функциями и обязанностями каждого сотрудника.

Если, например, менеджеру по продажам или маркетологу, можно дать % от продаж и выполнения плана, то с бухгалтером или клиент-менеджером так не получится.

Посчитайте, сколько целевых действий выполняет бухгалтер (количество проводок, подготовка отчетов, подача документов в налоговую) и поставьте оплату за каждое действие или за достижение результата.

Маркетинг ИКЕА: как завоевать сердца миллионов клиентов

Возможно, вы увидите, что вам и не нужен бухгалтер на постоянной основе (особенно, это касается малого бизнеса). Тогда вы смело сможете ему предложить работать у вас и вести еще несколько компаний.

№4 –  Отказ от неэффективных каналов маркетинга

Во времена кризиса вашей основной задачей будет тщательный анализ эффективности каждого маркетингового канала. Смотрите на достижение целей, ROI  и период окупаемости, количество потенциальных клиентов.

На основании полученной аналитики отказывайтесь от невыгодных и неприбыльных каналов, и перераспределяйте их бюджет на более эффективные.

№ 5 – Отказ от невыгодных клиентов

Клиентов тоже нужно уметь увольнять! А кризис, как никогда, подходит для этого.

Посмотрите на клиентов, которые отнимают 80% вашего времени, принося при этом всего 20% прибыли.

Нужны ли они вам? Может стоит сосредоточиться на работе с ключевыми клиентами и предложить им несколько дополнительных услуг или продуктов?

Просто подумайте, что было бы, если бы вы смогли высвободить 80% своего ресурса и отказаться от клиентов, морочащих голову и портящих нервы?

Я уверен на все 100%, что после этого вы бы обнаружили значительную часть расходов, от которой можно отказаться.

№6 – Обратите взгляд на своих поставщиков

Ваши поставщики не менее вас пострадали от кризиса. И им также тяжело. Так что, самое время обратить свое внимание на них.

Подумайте, для какого поставщика ваша компания является серьезным и важным клиентом, а затем обратитесь к ним и попросите дополнительную отсрочку платежа и скидку. Многие боятся потерять клиентов, так что, наверняка, ваши поставщики согласятся пойти вам на уступку.

А вы, тем самым, сможете достаточно быстро сократить свои расходы.

№7 – Проверьте все нестратегические расходы

Это самый простой способ быстро сократить расход своей компании. Проанализируйте, на что тратились деньги компании в предыдущем месяцев.

Как создать эффективную мотивированную команду. Подкаст №6

Покупка кофе и печенюшек, канцелярские расходы, расходные материалы, звонки по личным вопросам с рабочего номера – все это можно спокойно урезать и ни капли не демотивировать сотрудников.

Просто объявите всем, что в следующем месяце бюджет урезается на 50%, а вашего бухгалтера назначьте ответственным.

Подводим итог

Сокращение издержек – одна из насущных задач, стоящих на повестке дня у любого предпринимателя. Многих волнует один и тот же вопрос: как быстро сократить расходы, при этом не навредив бизнесу, клиентам, сотрудникам?

Многие предприниматели выбирают самые легкие пути: урезание зарплаты, сокращение инвестиций в маркетинг, ухудшения качества. Но, как показывает практика, эти ошибки очень больно отображаются на бизнесе компании и на ее прибыли.

Есть более эффективные, быстрые и безболезненные способы сокращения расходов. К ним относятся:

  • Отказ от офиса
  • Аутсорсинг
  • Отказ от ставок и переход на %
  • Отказ от неэффективных каналов маркетинга
  • Отказ от невыгодных клиентов
  • Получение дополнительной отсрочки платежа у поставщиков
  • Урезание бюджета на нестратегические расходы

Воспользуйтесь этими советами уже в ближайшее время и посмотрите, на сколько изменилась в лучшую сторону финансовое состояние вашей компании.

Источник: https://azinkevich.com/kak-bystro-sokratit-rasxody/

Как снизить расходы?

Время экономить: как сократить затраты на документооборот?
Существует множество способов, как сократить расходы семьи по всем статьям затрат. В более благополучные периоды о них многие забывают, но, когда возникают кризисные явления и растут цены, принципы экономии снова становятся актуальными.

Рассмотрим пятерку наиболее эффективных проверенных способов уменьшения трат.

Чтобы избежать неконтролируемых трат, специалисты советуют составлять семейный бюджет на месяц. В процессе формирования сметы и ее выполнения должны участвовать все члены семьи, даже дети.

Если кто-то из родных откажется от участия в процессах экономии, то должного эффекта добиться не удастся.

Бюджет семьи можно вести традиционным методом – в тетрадке или блокноте. Молодые люди предпочитают пользоваться компьютерными программами: обычными Excel или специально разработанными для мобильных телефонов и планшетов, которые работают на платформе iOS и Android.

В статью «доходы» вписываются все источники поступления денег:

  • зарплаты супругов;
  • пенсии совместно проживающих родителей;
  • социальные выплаты и пособия;
  • проценты с депозитов;
  • доход от собственного огорода или сада;
  • дополнительные подработки, в получении который есть уверенность.

Расходная статья должна вестись очень тщательно. В нее заносится информация обо всех, даже небольших, тратах каждого члена семьи. В случае необходимости, особенно на начальном этапе, удобно собирать чеки из магазинов.

Важно при одновременном поступлении большого количества денег (например, зарплаты) не позволять себе покупать все подряд. Тратить заработанное нужно начинать на следующий день, составив список необходимого.

Планирование затрат рекомендуют проводить по такой схеме:

  • 10% откладывается в копилку, это инвестиции для достижения поставленной перед семьей цели;
  • затем подсчитываются все обязательные выплаты (коммунальные платежи, плата за детский садик, взнос по кредиту и т.д.);
  • оставшаяся сумма делится на 4 части по числу недель в месяце и раскладывается в конверты, семья должна жить неделю за счет содержимого одного конверта.

Практика показывает, что уже через 3-4 месяца рачительное расходование средств входит в привычку, и семья перестает жить «от зарплаты до аванса», появляется возможность накопить на серьезные покупки.

Способ 2. Рациональные закупки

Каждая покупка должна быть обдуманной. Импульсивные приобретения, совершенные в эмоциональном порыве, радуют только первое время. Затем приходит вопрос, зачем покупалась эта, в сущности, ненужная вещь? Ниже несколько советов о том, как снизить расход финансов при совершении покупок.

  • Список товаров при походе в магазин – обязательное условие. Денег с собой много брать не стоит, чтобы не поддаваться соблазну купить какую-нибудь мелочь. Стараться в кассовой зоне ничего не покупать, там обычно располагают всевозможные жвачки, леденцы, шоколадные батончики. Согласно исследованиям экспертов, две трети людей, имеющих долги по кредитным карточкам, склонны к эмоциональным покупкам.
  • Продукты выбирать не по раскрученности бренда, а по качеству. Гречка или овсянка местного производителя в невзрачной упаковке по вкусовым качествам ничуть не хуже тех же товаров известной торговой марки, а стоит на 20-30 % дешевле. Нужно обращать внимание на продукцию, размещенную в нижней части стеллажей, поскольку полки на уровне глаз заняты броскими товарами с наибольшей наценкой, за выгодное размещение которых производители нередко доплачивают торговым сетям. Перед походом в магазин следует плотно поесть, по статистике голодный покупатель тратит больше денег на продукты питания, в которых нет острой необходимости. Полиэтиленовые пакеты желательно брать с собой.
  • Закупки производить на оптовых рынках или в недорогих супермаркетах на 1-2 недели вперед. Без крайней надобности торговые заведения лучше не посещать. На рынке выгоднее делать закупки в будние дни после обеда, когда продавцы, желая быстрее свернуться, «скидывают» товар с дисконтом. Кроме того, не нужно стесняться торговаться. Приобретение круп, макаронных изделий, сахара, растительного масла оптом – удобный и выгодный вариант.
  • Полуфабрикаты (вареники, пельмени, блинчики) намного выгоднее готовить дома самостоятельно, нежели закупать в магазине. Консервация и заморозка овощей и ягод позволит избежать их приобретения зимой по высоким ценам.

Способ 3. Правильное использование автомобиля

Человек, владеющий собственным автомобилем, со временем настолько к нему привыкает, что перестает ходить пешком даже в ближайший магазин. Это пробивает серьезную брешь в бюджете и приводит к недоразумениям в семье. Однако затраты на содержание и обслуживание машины можно сократить.

  • Если до места работы не более 5-6 километров и есть удобный маршрут общественного транспорта, не стоит пользоваться автомобилем. При расстояниях в пределах 2-3 километров полезнее вообще пройтись пешком.
  • Внимание к техническому состоянию машины. Своевременная чистка фильтров (топливного и воздушного), подкачка шин, балансировка колес – все это сильно влияет на расход топлива. Следует оперативно устранять небольшие неполадки (забитый инжектор, неисправный катализатор), а машину заправлять бензином с октановым числом, соответствующим паспортным требованиям двигателя.
  • Улучшение аэродинамики и уменьшение массы машины. Чем меньше вес, тем меньше расход бензина. В багажнике не должно быть ничего лишнего, только запаска и набор инструментов. Всевозможные модные спойлеры только увеличивают сопротивление воздуха.
  • Заправка на АЗС с более низкими ценами, дисконтными картами и программами лояльности. Если есть возможность, можно купить талоны на топливо на несколько месяцев вперед.
  • Правильное вождение. Перед поездкой, особенно в малоизвестное место, необходимо предварительно спланировать маршрут, выбрав наиболее короткий. Также важно двигаться на невысокой скорости, избегая резких торможений и разгонов. Стараться не попадать в пробки, о которых можно узнать через интернет-сервисы (Yandex пробки, Google maps).

Способ 4. Ликвидация долгов и пассивный доход

При наличии долгов и непогашенных банковских кредитов, ни о каких серьезных накоплениях не может быть и речи. Человеку приходится все время думать о том, чтобы вовремя внести ежемесячный платеж, при этом часто по условиям договора большую часть выплаты составляют проценты, а основное тело займа погашается маленькими частями.

Перед тем как начать откладывать средства, стоит хотя бы на несколько месяцев найти дополнительный заработок и отказывать себе практически во всем, чтобы досрочно погасить долг. При этом важно точно знать цель накопления, в противном случае ограничение себя во многих привычных вещах станет казаться бессмысленным и не продлится долго.

Для хранения сбережений оптимально использовать депозитный счет с возможностью пополнения, но без возможности снятия средств.

Лучше пользоваться услугами проверенных банков, хотя в них проценты по депозиту бывают ниже. Если в репутации банка имеются сомнения, то общая сумма вклада не должна превышать 700 тысяч рублей, т.к. государство страхует вклады до этой суммы.

Способ 5. Коррекция привычек

«Привычка – вторая натура». Часто привычки незаметно начинают руководить человеком. Это отражается как на поведении личности, так и на его благосостоянии. Ревизия собственных пристрастий быстро приносит результат.

  • Курение обходится человеку в 10-30 тысяч рублей в год. Если нет сил бросить курить сразу, стоит подумать о том, как постепенно уменьшать количество выкуриваемых сигарет в день. Можно не носить с собой всю пачку, а брать только четко определенное количество сигарет (например, три) и при этом не «стрелять» у коллег и знакомых. Однако, как и при полном отказе от этой привычки, без силы воли не обойтись.
  • Алкоголь. Его употребление не должно становиться привычным, это всегда должен быть праздник. Лучше выпивать пару рюмок только по праздникам и при приходе гостей, а по возможности вообще не пить.
  • Житейские привычки, которые приводят к перерасходу средств (походы в более дорогой магазин, спортзал, приобретение брендовых вещей по завышенным ценам и т.д.). Пересмотрев свои статьи расходов, можно найти наиболее оптимальные варианты, которые удовлетворят запросы членов семьи и сэкономят деньги.

Читайте далее

Источник: https://hitropop.com/printsipy/fizicheskie/sokrashhenie-rashodov-top-5.html

Электронный документооборот или чего не стоит делать

Время экономить: как сократить затраты на документооборот?

Я уже несколько лет занимаюсь внедрением систем электронного документооборота (СЭД). Начинал свой профессиональный путь в небольшой IT-компании, в которой работало около 10 человек. Компания внедряла коробочные решения СЭД в различных органах государственной власти.

После этого я работал еще в нескольких компаниях, какие-то из них были очень даже серьезными, с серьезным подходом к проектам и серьезными бюджетами. Но независимо от масштабов компании и «раскрученности» внедряемой платформы, большинство моих проектов были нецелесообразными.

Это не значит, что все проекты были убыточны. Какие-то из них имели технико-экономическое обоснование, а какие-то даже ему соответствовали, и были действительно экономически выгодными. Но экономическая эффективность это не единственная величина определяющая целесообразность проекта.

Вот пример:

  • Стоимость проекта: $500 000
  • Срок внедрения: 6 месяцев.
  • Окупаемость проекта 2 года.
  • Соответственно с внедрением системы предприятие должно будет экономить порядка $250 000.

На первый взгляд все выглядит здорово. Проект экономически эффективен. Заказчик получает реальную экономию, исполнитель зарабатывает неплохие деньги на этом проекте. Все счастливы и довольны. Только вот из чего складывается просчитанная экономия, как правило, никто не задумывается. А экономия в 250 штук это результат различных организационных мероприятий, большинство из которых лишь косвенно связаны с внедрением системы электронного документооборота. Вот основные из них:

  1. Физическое освобождение места.
  2. Уменьшение затрат на копирование.
  3. Уменьшение затрат на доставку информации.
  4. Уменьшение трудовых ресурсов.
  5. Уменьшение количества безвозвратно потерянных документов
  6. Повышение производительности труда

А теперь обо всем по порядку. Я убежден, что провести все перечисленные мероприятия можно не ввязываясь в длительный и дорогостоящий проект по автоматизации документооборота. Мало того, любая организация может повысить эффективность работы с документами собственными силами, не прибегая к услугам консалтинговых компаний. Для того, чтобы доказать свою точку зрения предлагаю рассмотреть каждый пункт по отдельности:

1. Физическое освобождение места

При автоматизации документооборота у предприятия может быть только два источника физического освобождения площадей, а именно:

  1. Сокращение места для хранения бумажных документов.
  2. Сокращение места занятого сотрудниками, которых должно стать меньше после внедрения системы электронного документооборота.

Высвобождение площадей занятых под оперативное хранение документов обычно происходит следующим образом: Все документы переводятся в электронный вид, и работа производится только с электронными образами документов.

Это гарантирует, что при параллельной работе с документом нескольких сотрудников, документ не ксерокопируется, а просто открывается на нескольких компьютерах. Меньше ксерокопий – меньше места для хранения документов.

Для решения данной проблемы без сканирования существует несколько способов, применение которых по эффективности не уступает, а во многих случаях превосходит вышеописанный способ, не говоря уже о том, что работа с документов в традиционном бумажном виде намного эффективней чтения отсканированного образа с экрана.

Итак, что же можно сделать, для того чтобы сократить площади необходимые для оперативного хранения документов:

  1. Сократить, временя обработки документов: Чем быстрее обрабатывать документы, тем меньше их лежит на столе у каждого исполнителя. Самый действенный способ сократить время обработки документов – это оптимизация бизнес-процессов.

    Об этом речь пойдет ниже.

  2. Установить более жесткие сроки для списания закрытых дел в архив: Во-первых, архивные документы хранятся в более уплотненном виде по сравнению с документами находящимися в работе, а во-вторых, архив может быть вынесен за пределы офиса, в помещения с более дешевой арендной платой.

  3. Применять инновационные технологий для хранения документов (автоматизированные архивные шкафы и стеллажи).

Высвобождение места за счет сокращения сотрудников тоже не является самым эффективным способом, не говоря уже о том, что внедрение системы электронного документооборота не позволяет ощутимо сократить штат.

К тому же, появляются новые обязанности по сканированию документов, администрированию и поддержке автоматизированной системы, которые кто-то должен выполнять. Несмотря на это, всегда можно найти альтернативный вариант, например:

  1. Выделить отдельную зону для обработки документов (принтеры, ксероксы, брошюраторы).
  2. Пересмотреть схему рассадки сотрудников.

В ряде случаев данные мероприятия предоставляют существенную экономию офисного пространства.

2. Уменьшение затрат на копирование

Проверенный способ сократить затраты на копирование создание копировального бюро – организационно штатной единицы занимающейся всеми бумажными делами: копирование, сканирование, брошюровка и т.д.

Когда этими вопросами занимается выделенные люди, квалифицированные именно в этой области знаний, то у высокооплачиваемых сотрудников организации появляется больше времени на выполнение своих непосредственных обязанностей, а также ограничивается доступ к копировальной технике, что уменьшает шансы ее использования в непроизводственных целях.

Тем самым уменьшается расход бумаги, а также, не менее важно, происходит более плотная загрузка копировальной техники и уменьшаются риск ее поломки, так как доступ к ней ограничен.

3. Уменьшение затрат на доставку информации

В случае если организация территориально-распределенная, другого способа существенно сократить затраты на доставку информации, кроме как перевод данной информации в электронный вид на момент не существует (телепортация еще не изобретена).

С этим все понятно и таким организациям, скорее всего не удастся эффективно функционировать без системы электронного документооборота. В остальных же организациях затраты на доставку информации настолько незначительны, что смысла сокращать данные затраты нет.

Предать документ (стопку документов) из кабинета в кабинет может как сам сотрудник, так и выделенный внутренний низкооплачиваемый курьер. Уменьшение трудовых ресурсов: трудовые ресурсы на копирование документов учтены в пункте «Уменьшение затрат на копирование».

Трудовые ресурсы на доставку документов (внутренний курьер) незначительны – содержание одного низкооплачиваемого курьера ничего не стоит для крупной организации, поэтому уменьшать такие трудовые ресурсы нет смысла

4. Уменьшение количества безвозвратно потерянных документов

Уменьшение количества потерянных документов, часто декларируется разработчиками СЭД как одно из преимуществ от внедрения системы.

На самом деле даже возможность потери документов можно сократить без автоматизации, более того это часто совсем не связанно с автоматизацией вовсе.

За свою небольшую карьеру, я присутствовал в нескольких организациях, в которых потеря документа невозможна в принципе, и это результат лишь организационных мероприятий, никак не связанный с автоматизацией.

5. Повышение производительности труда

Я знаю только два способа существенного повышения производительности труда:

  1. Оптимизация бизнес-процессов
  2. Автоматизация бизнес процессов

Что касается первого пункта, то он совершенно не связан с автоматизацией. Бизнес процессы любой организации должны быть оптимальны и подробно описаны.

Только в этом случае можно приступать к их автоматизации. Причем автоматизация часто всего лишь средство внедрения новых бизнес-процессов и сама по себе не повышает производительность труда.

Существенно повысить производительность можно автоматизируя ручные операции, но в части делопроизводства это бывает затруднительно, так как основной труд интеллектуальный, а он как мы знаем, не поддается автоматизации. Итак, подведем итоги.

Показаний к внедрению в организации системы электронного документооборота может быть:

  1. Необходимость в уменьшении затрат на доставку информации, в случае если предприятие имеет территориально распределенную структуру.

  2. Необходимость в повышении производительности труда, в случае если бизнес-процессы организации оптимизированы, а информационная система реально сможет существенно сократить ручные операции.

На моей практике проектов, которые соответствовали бы данным диагнозам, было мало, точнее сказать всего два.

Причем оба проекта были в территориально-распределенных организациях, и основным эффектом от их внедрения, была возможность сотрудникам удаленных филиалов оперативно обмениваться информацией в электронном виде. Примеров, когда система электронного документооборота существенно повысила производительность труда, у меня нет.

Зато огромное количество примеров, когда после внедрения СЭД производительность труда падала, бывало даже в разы.

В завершение хотел бы сказать, что данная статья отражает мой личный опыт и не претендует на роль последней истины. Внедрять у себя на предприятии СЭД или не внедрять решать Вам. Я лишь хочу сказать, что все затраты должны быть оправданны. Порою проще обойтись дешевыми, или даже, бесплатными аналогами, избежать длительной проектной нагрузки и получить сравнимый результат.

  • СЭД
  • электронный документооборот
  • эффективность проектов

Источник: https://habr.com/post/92888/

Большая экономия: как снизить офисные затраты на печать на десятки тысяч

Время экономить: как сократить затраты на документооборот?

По-настоящему люди начинают экономить тогда, когда речь идет об их собственных деньгах. Так, рядовому сотруднику небольшого бизнеса нет никакого дела до лишнего пластикового стаканчика, лишнего брендированного пакета, невостребованной стопки распечаток.

Но стоит бухгалтерии и владельцу компании оценить годовые траты на подобные пустяки, как вопрос с премиями будет решен сам собой – на неоптимизированном использовании офисной собственности можно ежегодно терять десятки и сотни тысяч рублей, которые уже не удастся пустить на поощрения.

Если использование своей кружки вместо одноразовых – вопрос личной ответственности, то сокращение расходов на офисную печать ложится на плечи ИТ-специалиста или ответственного за закупки. В этой подборке мы расскажем, какими способами и сколько денег можно сэкономить на работе принтеров в компании.

Проблема затрат

Для сотрудников организации стоимость печати, по их представлению, равна нулю: бумага и тонер появляются сами собой, значит, на принтер можно отправлять не только рабочие документы, но и личные распечатки. Между тем, цена каждой страницы для компании может составлять 5 рублей и даже больше.

Она включает в себя расходы на офисную бумагу и картриджи, а также на периодическое обслуживание принтера специалистами. А теперь представьте, что офис на три десятка человек может производить в неделю более 2000 отпечатков, часть из которых остается в лотке принтера невостребованной.

Компания на сотню сотрудников, работа которых подразумевает кучу документов, генерирует 10000 страниц, и это не предел.

В самых тяжелых случаях годовые расходы на одну лишь только печать для малого бизнеса могут составлять 200-300 тысяч рублей. Если речь идет о среднем бизнесе и банка, сумма стремится к миллиону.

Но есть несколько несложных способов уменьшить эти суммы в 2-3 раза.

Ограничение доступа

Самым очевидным методом приучения сотрудников к ответственности будет строгий наказ не печатать в больших количествах личные и ненужные материалы. Если установить урну рядом с принтером, куда будут отправляться все невостребованные отпечатки, она может наполниться до отказа за день. За неделю из такого мусора получится целая пачка, а за месяц – коробка.

Можно предложить ИТ-отделу компании организовать систему учета распечаток – будет вестись архив пользователей и названий документов, отправленных на печать. Один-два случая порицания за распечатанную книгу на три сотни страниц или всякий мусор вроде веб-сайтов значительно повысят дисциплину в компании.

В крайнем случае можно внедрить печать по магнитным карточкам: после отправки документа на принтер сотрудник должен лично подойти к нему и авторизоваться при помощи пропуска. Но такой метод требует дополнительных вложений в инфраструктуру, а экономия проявится только для очень больших организаций.

Оптимизация документов

В интернете известна история школьника, который помог государственному аппарату США сэкономить сотни миллионов долларов на краске для принтеров.

Для этого он предложил заменить стандартный шрифт в печатных документах Times New Roman на похожий Garamond. Разница между ними в том, что последний требует на треть меньше тонера на каждый символ.

В масштабах целой страны это дало колоссальную экономию. Правда, для малого/среднего бизнеса это бессмысленная акция, так как экономия будет смешной.

Если нет желания изменять стандарты оформления документов, можно перевести всю внутреннюю печать на черновой режим. У всех принтеров есть сценарий черновой печати, при котором уходит меньше тонера, что незначительно сказывается на гладкости текста. Включите эту настройку по умолчанию, а важные бумаги и внешнюю корреспонденцию печатайте как чистовики.

«Родные» картриджи

Практика перезаправки картриджей в ходу уже давно – это самый очевидный и верный способ экономии на новый фирменных картриджах.

Если компания, в которой работает несколько человек, почти не производит отпечатков, расходуя одну пачку бумаги в месяц, а бюджет не позволяет закупать даже более-менее приличный чай, то перезаправка – главный и единственный способ снижения расходов на печать.

Если же речь идет о более серьезных устройствах и тысячах листов в месяц, то очень скоро от заправленных заново картриджей можно получить лишь проблемы.

Никто не может поручиться, что вам достанется мало-мальски качественный тонер. Если же в нем обнаружатся посторонние включения и частицы увеличенного размера, то уже спустя сотню листов на бумаге начнут появляться полосы краски и грязные пятна.

Это говорит о том, что была испорчена поверхность ракеля – специального ножа, который снимает с фотобарабана неиспользованный тонер.

Если идеально ровная поверхность ракеля получила вмятины от дешевого тонера, то избавиться от полос на бумаге уже не получится, придется покупать новый картридж.

Кстати, если вы используете цветной лазерный принтер, то в нем расходником является и так называемая лента переноса. Соответственно, перезаправленный картридж от цветного лазерного принтера может погубить не только себя, но и ленту, стоимость которой составляет 15-25 тысяч рублей.

Мастерские по заправке картриджей дадут вам гарантию только на сам факт присутствия тонера. За возможные проблемы с полосами они ответственности не несут.

Оригинальные картриджи для принтеров имеют полную гарантию на беспроблемную печать, пока не кончится тонер. Любая порча барабанов, ленты и других механизмов из-за неоригинальных картриджей или перезаправки лишает принтер гарантии.

Сомнительная выгода, если речь идет об устройстве за десятки тысяч рублей.

Осмысленный выбор

Когда речь заходит о покупке офисных принтеров, практически всегда «выбирают сердцем». Вот, мол, стоял на прошлой работе, огромный такой. Вроде работал нормально. И это вместо того, чтобы провести пусть небольшой, но все же анализ рыночного предложения, текущих и будущих потребностей офиса, стартовых и последующих расходов, обещанного производителем ресурса.

Заглянув в каталог крупного интернет-магазина, можно убедиться, что при схожих характеристиках стоимость принтеров может отличаться в два раза и более. Аналогична и разница в цене картриджей.

При этом некоторые бренды заявляют значительно большую ежемесячную нагрузку на принтер: 10 тысяч страниц у самой дорогой модели против 35 тысяч у гораздо более бюджетной.

А ведь в случае поломки устройства превышение этой нагрузки (цифры хранятся в памяти принтера) будет поводом для отказа в гарантии. Будьте внимательны к этой характеристике, если в компании высока нагрузка на принтер!

Картриджи повышенной емкости

Ricoh, например, не пытаясь сравняться по ценам на свою продукцию с «дорогими брендами», целенаправленно продвигает политику экономичной и эффективной офисной печати, выпуская принтеры в комплекте с картриджами повышенной емкости. В этой связи можно упомянуть принтеры для малых и средних офисов.

Для недавно появившихся на рынке Ricoh SP 220 и SP 325 существуют картриджи с повышенным запасом тонера: 2600 страниц против обычных 700 у SP 220 и 6400 страниц против 1000 у SP 325. Стоимость отпечатка у этих двух моделей при использовании емких картриджей составляет 2,30 р в первом случае и 1,69 руб. во втором.

Самое время вспомнить про 5 рублей и выше при использовании обычного принтера со стандартным картриджем.

Кстати, версии SP 277 и SP 377 уже поставляются с картриджами повышенной емкости, что сразу снижает стоимость отпечатка при покупке устройства (1,90 руб. для 277 серии и 1,23 руб. для 377).​

МФУ вместо принтера

Если в компании собираются обновить парк принтеров или идет их первичная закупка, то оптимальным вариантом будет выбор не обычного принтера, а МФУ – это не прямая экономия на печати, но хороший задел на будущее.

Если организация все еще пользуется факсами, то эту функцию тоже лучше переложить на МФУ – существуют модели с телефонным модулем. В контексте приведенного выше примера: устройства Ricoh имеют в своем названии буквенный индекс. Так, Ricoh SP 325DNw – это обычный принтер.

 SP 325SNw – МФУ, а SP 325SFNw – МФУ с факсом. Те же индексы используются и в линейке SP 220.

Преимущество этих устройств еще и в том, что они совершенно автономны: через них можно отправить скан на почту или в папку, сохранить на флешку, подключиться к ним с любого мобильного устройства по Wi-Fi или отсканировать сразу сотню документов без необходимости стоять рядом и раз за разом перекладывать бумажки. Настройка тоже не требует усилий, ведь при подключении к компьютеру или поиске принтера в локальной сети драйверы устанавливаются автоматически.

Источник: https://www.anews.com/p/64371608-bolshaya-ehkonomiya-kak-snizit-ofisnye-zatraty-na-pechat-na-desyatki-tysyach/

Как сократить расходы на ремонт и на чем нельзя экономить – МОССЭБО Дизайн интерьера и ремонт

Время экономить: как сократить затраты на документооборот?

Ремонт должен начинаться с объективной оценки уровня цен и собственных финансовых возможностей, за которой часто следует вопрос — на чем можно сэкономить? Mossebo работает с проектами, предполагающими разный уровень бюджета, поэтому мы точно знаем какие статьи расходов необходимо включить в смету как приоритетные, а на каких материалах и элементах интерьера можно сэкономить без ущерба комфорту и безопасности.

На чем нельзя экономить при ремонте

Обновить интерьер — просто. Достаточно сменить цвет стен, повесить новую люстру или заменить что-то из мебели. Все это можно осуществить без существенного удара по бюджету.

Другое дело — вскрывать паркет, чтобы выровнять пол или бороться с последствиями прорыва трубы. Главное правило любого ремонта — можно экономить на чистовой отделке, а на черновые работы скупиться не стоит ни в коем случае.

Мы подготовили перечень базовых элементов, закладывающих основу качественного ремонта.

Инженерные коммуникации

От качества системы электро- и водоснабжения напрямую зависит насколько комфортным и безопасным будет жилое пространство. Даже при самом экономном ремонте эти статьи расходов должны рассматриваться как приоритетные.

Это касается как квартир в новостройках, так и жилплощади на вторичном рынке недвижимости. Если проводка в вашей квартире помнит несколько поколений жильцов, заменить ее — необходимая мера.

Это не только снизит расходы на электричество, но и обезопасит жилплощадь — изоляция провода через 25 лет уже не соответствует нормам и может стать причиной возгорания.

Оборудование не должно быть дешевым, а все работы, связанные с инженерными коммуникациями, следует доверять профессионалам. Опытный электрик, руководствуясь планом электросетей и коммуникаций, грамотно распределит нагрузку и сделает разводку по точкам.

То же актуально и для труб — экономить не стоит даже на мелочах, вроде изоляционных материалов. Грамотное планирование всех сантехнических коммуникаций не только убережет от прорывов, но и позволит скрыть большинство труб, переключателей и счетчиков в короба.

Стяжка пола

Стяжка низкого качества неизбежно вызовет проблемы с укладкой любого напольного покрытия. Если вы делаете выбор в пользу мокрой стяжки пола, не пытайтесь сэкономить на времени — такие работы предполагают недели, а иногда даже месяцы ожидания.

Если ремонт не может ждать так долго — выбирайте более дорогостоящую сухую стяжку, тогда напольное покрытие можно укладывать уже в тот же день. Сухая стяжка пола отличается лучшей тепло- и звукоизоляцией.

Это оптимальный вариант для жилых помещений городских квартир, за исключением полов в санузлах и ванных комнатах — возможное затопление может быть чревато повреждением всего слоя стяжки.

Выравнивание стен

Это важный этап черновых работ, от качества которого напрямую зависит насколько сложным окажется процесс облицовкой стен кафелем, а также установки встроенной мебели и техники. Спрятать неровности за обоями, краской и декоративной штукатуркой тоже не получится. Так что лучше простенькие бумажные обои на ровных стенах, чем дорогие обои, наклеенные на недостаточно ровную поверхность.

Сантехника

Сантехника российского производства сегодня не уступает в качестве европейским брендам и стоит при этом на порядок дешевле.

Поддерживая отечественного производителя, вы можете неплохо сэкономить на ремонте ванной, но остерегайтесь самых бюджетных вариантов — они быстро выйдут из строя и могут вызвать проблемы при эксплуатации.

Так, дешевая стальная ванна удерживает тепло куда хуже чугунных и акриловых аналогов, зато разбившаяся о её поверхность капля воды может разбудить вас посреди ночи. Кроме того, тонкие стальные ванны отличаются подвижностью, что чревато быстрой разгерметизацией стыков и появлением плесени.

Полотенцесушитель

Самые бюджетные модели полотенцесушителей выполнены из черной стали. Они могут быть покрашены под нержавеющую сталь и ничем не уступать более дорогим аналогам с эстетической точки зрения.

Но показатели износостойкости таких моделей оставляют желать лучшего, равно как и качество водопроводной воды в городских квартирах. Металлические примеси и большое количество кислорода, содержащиеся в такой воде, быстро выведут из строя полотенцесушитель из черной стали.

Более дорогостоящая нержавейка не подвержена коррозии и не потребует скорой замены.

Окна

На чем можно сэкономить при ремонте квартиры, придерживаясь рамок здравого смысла и объективной реальности?

Декоративная отделка стен

Самое бюджетное решение — это обои. Выбор сегодня столь широк, что можно без труда подобрать эстетичный и доступный вариант под любой интерьер. Принт на недорогих бумажных обоях потускнеет уже через два-три года, но переклеить или заменить их — дело несложное.

Популярный стиль лофт, характерная черта которого голые кирпичные стены — ещё один повод сэкономить на декоративном покрытии стен. Кирпич можно покрыть водоэмульсионной краской или оставить полностью обнаженным. Открытый бетон сегодня тоже в тренде, но вот его нужно дополнительно обработать.

Можно сэкономить даже на ремонте ванной комнаты, если вместо дорогой керамической плитки покрыть стены листовым зеркалом. Этот бюджетный вариант к тому же поможет визуально расширить малометражное пространство.

Напольное покрытие

В режиме жесткой экономии можно остановиться на линолеуме — это дешево и практично. Линолеум максимально прост в эксплуатации и к тому же гигиеничен. Но как экономно сделать ремонт, если хочется, чтобы пол непременно был деревянным? Правильно — предпочесть дорогостоящему паркету паркетную доску или еще более бюджетный вариант — качественный ламинат.

Средний срок эксплуатации ламината 32-го и 33-го классов в жилых помещениях составляет от 10 до 20 лет. Покрытия 31-го класса в зависимости от уровня нагрузки, прослужат от 5 до 10 лет.

Особый разговор — полы в ванной комнате, тут лучше потратиться на плитку или наливное покрытие.

Потолки

Потолки в отличие от напольного покрытия не подвержены физическим нагрузкам и загрязнениям, а значит не входят в список первостепенных расходов. Дешевле всего воспользоваться проверенным способом — выровнять и покрасить потолок белой краской. Впоследствии его всегда можно спрятать за натяжным.

Натяжные потолки — более доступное решение в сравнении с подвесными. За натяжным потолком можно скрыть изъяны старой чистовой отделки и коммуникации. Такое решение не требует подготовительных работ и поможет сэкономить не только деньги, но и время.

Мебель

Часть мебели и практически все элементы декора можно докупать постепенно, по мере появления средств. Если начального бюджета не хватает на все элементы меблировки, для начала стоит приобрести только самый необходимый функционал. Главное экономить именно на количестве, а не на качестве.

Лучше один дорогостоящий диван, который прослужит вам долгие годы, чем полный набор мебели для гостиной, которая быстро потеряет товарный вид.
А вот для детской комнаты целесообразно выбирать недорогую и практичную мебель, поскольку потребности ребенка по мере его роста будут быстро меняться.

Основа экономного ремонта

На чем стоит экономить прежде всего, так это на собственных нервах и времени. Услуги профессионалов в области ремонта окупятся качеством и износостойкостью.

Работа опытного дизайнера позволит превратить типовую российскую квартиру в стильное, эргономичное и комфортное пространство в котором хочется жить, а авторский контроль избавит вас от лишней головной боли и постоянного присутствия на объекте.

Экономный ремонт — это прежде всего грамотно рассчитанный бюджет, учитывающий актуальные цены на материалы и все необходимые этапы ремонтных работ. Помочь в данном случае может продуманный дизайн.

Работая с профессионалами, вы получите не только красивую картинку, но также всю необходимую сопроводительную документацию, которая послужит инструкцией для ремонтников.

Проект от компании, предлагающей комплексные услуги по дизайну и ремонту, также будет включать список материалов с артикулами, план ремонтных работ и утвержденную смету, гарантирующую, что реализация проекта не выйдет за рамки бюджета.

Более того, квалифицированный специалист всегда подскажет как безболезненно сэкономить на ремонте квартиры. А поскольку студии дизайна сотрудничают с поставщиками мебели, сантехники, строительных и отделочных материалов — вы также можете рассчитывать на выгодную цену и скидки.

Источник: https://mossebo.studio/sovetyi-po-dizaynu/kak-sokratit-rashodyi-na-remont-i-na-chem-nelzya-ekonomit/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.