8(800)350-83-64

Виртуальный подход к ведению документооборота(2018г)

2. Автоматизация документооборота

Виртуальный подход к ведению документооборота

Первоначальновнедрение компьютеров в делопроизводствокасалось, прежде всего, документирования— создания с помощью специальныхприкладных программ (текстовых редакторови процессоров) электронных версийдокументов, которые в любой моментвремени могли быть распечатаны напринтере. Разработчики таких программбыстро уловили конъюнктуру и сталиснабжать их специальными средствами,облегчающими создание документа. Такпоявилась возможность ведения своихбиблиотек шаблонов— заготовокдокумента, в определенные места которыхнадо было вносить соответствующиеданные.

Приэтом обмен документами может осуществлятьсяне только путем распечатки и передачибумажного документа, но и путем передачиэлектронной версии на гибком магнитномносителе.

Кактолько развитие вычислительной техникипривело к появлению локальных и глобальныхвычислительных сетей, появиласьвозможность сетевого обмена данными.На их базе были созданы специальныеслужбы, например такие, как электроннаяпочта.

Создание компьютерных сетей ислужб обмена данными совершилиреволюционный переворот в автоматизацииделопроизводства.

Появиласьвозможность использовать сеть дляперемещения документов и централизованногослежения за ходом делопроизводственногопроцесса.

Правда,вместе с решениями появились и проблемы.Первой и, к сожалению, до сих порокончательно не решенной в России имногих зарубежных странах стала проблемаправового режима электронной копиидокумента.

3.1. Особенности российского документооборота

ВРоссии общегосударственная системадокументооборота сложилась задолго допоявления современных информационныхтехнологий. Как показывает опыт, для еереализации необходимо использованиеразличных информационных технологийработы с документами.

С одной стороны,необходимость централизованнойконцентрации данных о документах всейорганизации в сочетании с достаточносложным набором реквизитоврегистрационно-контрольных формпринципиально требует достаточно мощныхсредств управления документооборотом.

Детальный анализ показывает, что дляописания обобщенной структуры данныхдокумента требуется до несколькихдесятков реляционныхтаблиц.

С другойстороны, документооборот предполагаетсложные многошаговые алгоритмыпрохождения документов по орга­низации,то есть, по сути, предполагает технологииуправления рабочими группами.

Созданиетехнологической базы для развитиясистем автоматизации делопроизводстване могло не привести к разработке рядаоригинальных информационных технологийработы с документами. При этом природаданных технологий опреде­ляетсянеобходимостью обеспечения пользователяпривычными атрибутами тра­диционногоделопроизводства.

Так,привычный порядок вещей, когда документыраспределяются по папкам, папки — ношкафам, шкафы — по кабинетам, нашел своеотображение в системах управлениядокументами (documentmanagement).

Такие системыобладают чрезвычайно простым и удобныминтерфейсом, который наглядно отображаетструктуру хранения документов.

При этомпоиск какого-либо документа можетполностью повто­рить порядоктрадиционного поиска: в своем электронном«кабинете» исполни­тель открываетсвой электронный «шкаф», «папку» и путемпросмотра документов, сложенных вопределенном порядке (например, повозрастанию регистрационных номеров),быстро находит нужный материал.Естественно, такие системы реализуюти другие способы поиска, но зачастуювизуальное отображение созданногопользователем «хранилища» позволяетнайти нужный документ быстрее.

Другаяособенность правил документооборота,заключающаяся в том, что какой-либо типдокумента (например, накладная) поправилам данного предприятия долженбыть обязательно направлен конкретномусотруднику, породила системыуправ­ления ходом работ (work/lowmanagement).Данные системыпозволяют строго регламентироватьнаправления документопотока в зависимостиот типа документа и значений егореквизитов, автоматически направляядокумент определенному исполнителюпри возникновении заранее сформулированныхусловий.

Сдругой стороны, правила документооборотамогут, наоборот, требовать полной свободыв определении маршрута движениядокумента. При этом каждый преды­дущийисполнитель документа сам определяет,кому должен быть передан доку­ментна очередном этапе.

Такой порядокхарактерен для предприятий, в которыхруководитель,вынося резолюцию, исходит из субъективныхсоображений при назначении исполнителей.

Технология, поддерживающая организациюгрупповойработы с документами, получиланазвание workgroupmanagement.

Постоянныеорганизационные трудности несет с собойпараллельная работа с доку­ментомнескольких исполнителей. Такая работатребует неоднократных передач другдругу проектов документов, особенноесли содержание одной части документавлияет на содержание другой.

С появлениемкомпьютерных сетей у пользователейвозникло естественное желаниеавтоматизировать параллельную работус доку­ментом таким образом, чтобы,во-первых, несколько исполнителей моглиодно­временно обратиться к одному итому же документу, а, во-вторых, изменения,вне­сенные кем-либо из исполнителей,немедленно становились известнымидругим участникам процесса.

Всвязи с этим на российском рынке нарядус системами, разработанными на базеготовых западных продуктов одного извышеперечисленных классов, предлагаютсяоригинальные системы, разработанныеспециально для автоматизации отечественногодокументооборота с использованиемэлементов вышеперечисленных технологий.

Источник: https://StudFiles.net/preview/1865761/page:3/

Обзор систем электронного документооборота

Виртуальный подход к ведению документооборота

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры.

С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач.

Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.).

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.

Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии.

В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%.

В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения.

При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках сэд

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка.

Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки.

По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management). По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики.

И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами.

Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым.

Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях.

Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется.

Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв.

    постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);

  • Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

Источник: https://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Вам будет интересно:

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.