8(800)350-83-64

Журнал учета выдачи трудовых книжек: правила ведения(2018г)

Содержание

Книга учета движения трудовых книжек

Журнал учета выдачи трудовых книжек: правила ведения

Книга учета движения трудовых книжек относится к числу тех документов, наличие которых является обязательным на всех предприятиях.

Работодатель принимает трудовые книжки своих сотрудников на хранение и несет ответственность за их целостность и сохранность.

Обеспечить это помогает ведение регистрационного журнала движения трудовых книжек.

При поступлении на работу все сотрудники передают свои трудовые книжки на ответственное хранение работодателю.

Это необходимо, поскольку именно работодатель впоследствии вносит в них все сведения, касающиеся трудовой деятельности каждого конкретного работника.

  Передаваемые на хранение документы в обязательном порядке должны регистрироваться в специальной книге.

Справка

Какими нормативными актами регламентируется ведение журнала учета выдачи трудовых книжек 2017

Трудовая книжка, в которой фиксируются все этапы трудовой биографии работника, является тем документом, которым подтверждается его работа и стаж. Поэтому к ее хранению предъявляются повышенные требования.

Скачайте документы по теме:

Вести учет этих документов обязывает работодателя ст. 66 ТК РФ, а регистрацию в журнале движения трудовых книжек предписывают Правила ведения и хранения трудовых книжек, далее — Правила. Данный нормативный документ утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Согласно требованиям Правил, выполнять которые обязаны все предприятия независимо от их организационно-правовой формы, работодатели обязаны вести:

приходно-расходные книги, в которых учитываются приобретаемые у официальных распространителей бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Как правило, ведение этой книги осуществляет бухгалтерия, поскольку это подразделение приобретает бланки и вкладыши и вносит сведения в приходно-расходную книгу с указанием стоимости и количества принятых и отпущенных бланков;

журналы учета движения трудовых книжек, которые, как правило ведет кадровая служба, осуществляющая заполнение и выдачу бланков книжек и вкладышей в них.

Согласно п. 41 Правил книга учета движения трудовых книжек, предназначена для регистрации всех трудовых, принятых от новых сотрудников при поступлении на работу, а также те книжки и вкладыши в них, которые выдаются работникам вновь.

Какие операции отражаются в журнале учета движения трудовых книжек

Исчерпывающего перечня, в котором были бы перечислены все операции с трудовыми книжками, нет. Но, исходя из практики кадровой работы, такой перечень может включать в себя:

прием трудовой от нового сотрудника, поступившего на работу;

открытие новой трудовой на имя сотрудника, для которого данное рабочее место является первым в его трудовой биографии, и внесение записи о приеме на работу в нее;

внесение в трудовую книжку записей о трудовой деятельности работника, его перемещениях и переводах, полученных им поощрениях и награждениях;

организация хранения временной выдачи книжек на руки работникам;

внесение записей об увольнении;

выдача книжек увольняющимся работникам и снятие этих документов с учета.

Если же говорить именно о журнале учете движения трудовых книжек, то он сводится к таким операциям, как:

  • регистрация полученных и вновь выданных книжек;
  • фиксация того факта, что книжка находится на ответственном хранении у работодателя;
  • фиксация того факта, что книжка на временной или постоянной основе выдана на руки ее владельцу.

Какие требования установлены к содержанию журнала регистрации трудовых книжек

Поскольку журнал учета трудовых книжек содержит в себе важные сведения регистрационного учета этих документов, к нему предъявляются особые требования:

он должен иметь твердую обложку и быть напечатан на листах плотной бумаги;

его страницы должны быть пронумерованы, прошнурованы и опломбированы в установленном порядке;

на заверительной надписи пломбы должно быть указано цифрами и прописью количество листов в книге учета.

Книга учета трудовых книжек: образец заполнения

Заверительная надпись на пломбе книги учета трудовых книжек, образец, выглядит следующим образом.

То, как оформляется титульный лист книги учета трудовых книжек, образец, показано ниже.

Скачать чистый бланк >>>

Как правило, документ имеет несколько разделов, в том числе вводную часть, в которой содержится краткая информация о регламентах, на основании которых он заполняется.

Для наглядности и чтобы избежать ошибок, в нем может быть приведен пример того, как  и какую информацию следует вносить в его графы.

Представленный в журнале учета трудовых книжек образец заполнения может выглядеть так, как это показано ниже.

Кроме этого, в книге должен быть предусмотрен отдельный лист, выделенный для внесения сведений об лицах, назначенных ответственными за ее ведение и вносящие записи в нее в определенные периоды. Лист, содержащий такие сведения представлен ниже.

Но, конечно, большую часть этого журнала занимает информация о движении книжек.  Ниже представлен вид основного раздела журнала регистрации трудовых книжек образец.

Где взять бланк книжки учета трудовых книжек

Многие коммерческие типографии предлагают приобрести готовые бланки книги. Но при современном уровне обеспечения предприятий компьютерной и оргтехникой нет особого смысла тратить деньги на приобретение такой типографской продукции.

Распечатайте документ, оформите его в переплет с твердой обложкой и используйте в своей практической работе.

Журнал учета трудовых книжек образец скачать можно здесь.

Как заполнять журнал учета движения трудовых книжек

Если посмотреть на журнал, можно увидеть, что необходимые сведения должны быть внесены в каждую его графу, имеющую соответствующий номер. То есть:

  • в графе 1 необходимо указать порядковый регистрационный номер книжки;
  • в графах 2, 3 и 4 — проставляется дата регистрации документа арабскими цифрами. Для облегчения идентификации и поиска документов можно установить правило, согласно которому в качестве даты регистрации в журнале будет указываться дата приема на работу в соответствии с приказом;
  • в графе 5 указывается фамилия, имя и отчество работника полностью. Правилами запрещено указывать в этой графе инициалы вместо имени и отчества;
  • графа 6 содержит сведения о серии и номере трудовой книжки или того вкладыша в нее, который оформлен кадровой службой предприятия;
  • в графе 7 указывается должность сотрудника, его профессия и специальность в соответствии с утвержденным на предприятии штатным расписанием;
  • в графе 8 нужно указать наименование того структурного подразделения, в котором числится владелец трудовой книжки;
  • графа 9 содержит сведения о документе, на основании которого осуществляется регистрация книжку — это реквизиты приказа о приеме на работу. Когда регистрируется вкладыш в трудовую, в этой графе необходимо поставить прочерк;
  • в графе 10 должна стоять подпись лица, назначенного по приказу ответственным за прием и внесение записей в трудовые книжки, а также ведение журнала;
  • в графе 11 указывается стоимость бланка или вкладыша, то есть сумма, которую работник возместил в качестве уплаты за эти бланки. Если предприятие само оплачивает эти бланки своим сотрудникам, в графе ставится прочерк;
  • в графе 12 ставится дата, когда трудовая книжка была выдана на руки увольняющемуся работнику;
  • в графе 13 уволенный сотрудник ставит свою подпись, заверяющую факт получения им трудовой книжки.

Обратите внимание: если новый сотрудник передает на хранение свою трудовую книжку с вкладышем, который был выдан предыдущим работодателем, в книгу вносятся сведения только об основном документе — самой книжке.

Справка

Как вносятся исправления в журнал учета трудовых книжек

Все записи в книгу регистрации должнo вносить только то лицо, которое назначили ответственным за это по приказу.

Поскольку заполнение этого реестра производится вручную, невозможно полностью исключить возможность ошибок и внесения некорректных записей.

Поэтому внесение исправлений в журнал движения трудовых книжек, конечно, допускается, но делать это нужно правильно.

Ни в ТК РФ, ни в Правилах нет четкого указания на то, как внести исправления в книгу учета. Но в этом случае целесообразно использовать тот вариант, который применяется для внесения корректировок в документы, предусмотренный для общих случаев.

То есть, следует под той записью, которая была сделана неправильно, написать «Запись за №__ считать недействительной», после чего следующим порядковым номером внести корректную запись.

Внесенное исправление должно быть заверено собственноручной подписью ответственного за ведение книги.

Конечно, ведение книги учета движения трудовых книжек — ответственная и кропотливая работа, но ее необходимо делать в обязательном порядке.

Нарушение правил внесения записей в эту книгу или ее отсутствие на предприятии расцениваются надзорными органами как административное правонарушение. В соответствии со ст. ст. 5.

27 КоАП РФ руководитель предприятия в этом случае может быть оштрафован на сумму от 1000 до 5000 руб., а предприятие на сумму — от 30 000 до 50 000 руб. 

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384499-qqq-17-m5-uchet-dvijeniya-trudovyh-knijek

Журнал учета трудовых книжек — правила сшивания 2017-2018

Журнал учета трудовых книжек - правила сшивания 2017-2018

Журнал учета трудовых книжек — правила сшивания 2017-2018 годов регулируются постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года № 225 и несколько отличаются от порядка ведения остальных журналов учета, используемых в кадровом делопроизводстве. Об особенностях процедуры сшивания журнала учета трудовых книжек и пойдет речь в нашем материале.

Требования к ведению журнала учета трудовых книжек (законодательная база)

Как прошить журнал учета

Опломбирование журнала учета

Как опечатать журнал учета сургучом

Лицо, ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек

Нюансы оформления журнала учета трудовых книжек

Требования к ведению журнала учета трудовых книжек (законодательная база)

Процедуре учета и сохранения трудовых книжек посвящен раздел 6 (пункты с 40 по 44) Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 (далее — Правила). Согласно этим нормам, в организациях должны вестись:

  • журнал приходно-расходный по учету бланков трудовой книжки и приложений к ним;
  • журнал учета движения книжек сотрудников.

Приходно-расходная книга, согласно п.

 41 Правил, заводится для фиксации операций с бланками, книга движения — для регистрации операций с трудовыми книжками штатных сотрудников при их приеме, увольнении и в процессе трудовой деятельности в организации.

Поскольку трудовые книжки, бланки книжек и их приложения хранятся на предприятии как документация строгой отчетности, рассматриваемый нормативный акт уделяет особое внимание порядку ведения журналов учета трудовых книжек.

Как прошить журнал учета

Формы журналов учета установлены приложениями № 2 и № 3 к постановлению Минтруда «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 года № 69.

Журналы можно как купить в специализированных или книжных магазинах, так и изготовить самостоятельно. При этом нужно учитывать требования п.

 41 Правил, согласно которым журналы учета должны быть пронумерованы, прошиты, удостоверены подписью руководителя организации, а также опечатаны сургучом или пломбой.

Для того чтобы прошить книгу учета, потребуются:

  • шило;
  • иголка;
  • крепкие нитки;
  • клей;
  • лист бумаги.

При сшивании журнала следует руководствоваться рекомендациями приказа Росархива от 23 декабря 2009 года № 76 и ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Несмотря на то что порядок прошивки документов является рекомендательным, его выполнение позволяет оформить журналы оптимально с точки зрения кадрового делопроизводства.

Скачать форму трудовой книжки

При оформлении в соответствии с приложением № 24 приказа № 76 заранее пронумерованные листы прокалываются шилом насквозь по одной линии в трех местах со стороны переплета. Нитки протягиваются в образовавшиеся отверстия и завязываются на узел.

Концы нитки подклеиваются к последнему листу книги учета при помощи стикера, на котором должно быть уведомление о том, что сшито, пронумеровано и заверено печатью столько-то (указывается общее число листов в подшивке) листов.

Руководитель компании ставит свою подпись на сшивке.

Принципиальным отличием требований к сшивке журнала учета трудовых книжек от правил сшивания большинства журналов учета в кадровом делопроизводстве является необходимость скрепления места прошивки журнала сургучной печатью или пломбой.

Опломбирование журнала учета

Пломба — это металлическая пластинка или небольшой кусочек иного пластичного состава. Опломбирование журналов учета позволяет избежать подмены листов книги или их фальсификации.

Законодательных требований к пломбе, которой надлежит скреплять журнал учета, не определено. Вместе с тем существует межгосударственный стандарт ГОСТ 31282-2004, устанавливающий ряд требований, которым должны отвечать пломбы:

  • возможность индивидуальной идентификации;
  • разовое действие;
  • защита от неразрешенного доступа;
  • индикация вскрытия.

Для целей пломбирования журналов учета могут подойти любые пломбировочные устройства, соответствующие требованиям ГОСТ 31282-2004.

Наибольшую популярность получили пломбы-наклейки с индикацией вскрытия и портативные пломбираторы для свинцовых или пластиковых пломб.

В любом случае важно помнить, что для признания журнала учета опломбированным номер пломбы должен быть вписан в соответствующую графу журнала.

Как опечатать журнал учета сургучом

Второй вариант фиксации сшивки журнала учета, который устанавливает постановление Правительства № 225, — сургучная печать. Самый простой способ опечатать книгу подобным образом — обратиться в ближайшее почтовое отделение.

Как правило, сотрудники почты не отказывают в такой просьбе, после чего работодатель получает сургучную печать с названием города и датой опечатывания.

Однако в настоящее время почтовые отделения почти отказались от сургуча, заменяя его иными материалами, тогда как постановлением № 225 никаких других материалов для печати, кроме сургуча, не предусмотрено.

Другой способ, позволяющий использовать для опечатывания сургуч, — заказ индивидуальной металлической или латунной печати и приобретение сургуча в магазине канцтоваров или материалов для делопроизводства.

Процесс изготовления печати под сургуч должен сопровождаться изданием двух приказов по организации. Первым приказом утверждается макет будущей печати и назначается ответственный за ее изготовление сотрудник.

Когда печать готова, издается второй приказ — о введении в действие сургучной печати, в котором нужно установить место ее хранения, сотрудников, имеющих право пользоваться печатью, порядок использования, а также перечень документов, подлежащих опечатыванию сургучом.

Чтобы книгу учета опечатать сургучом, необходимо:

  1. Расплавить сургуч. Делается это в жестяной емкости на газовой/электрической плите или спиртовке. Важно сургуч расплавить до жидкого состояния, но не перегреть, так как при перегреве он начинает выгорать и выкипать.
  2. Расплавленный сургуч вылить или переложить ложкой на подлежащую опечатыванию поверхность.
  3. Дать сургучу немного остыть до вязкого состояния (чтобы оттиск печати был четким).
  4. Приложить печать к сургучу, резко с усилием нажать и убрать.

Лицо, ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек

Скачать форму приказа

Оформлять журнал учета трудовых книжек, работать с ним и иметь доступ к нему должен ограниченный круг сотрудников.

Как правило, приказом руководителя в организации назначается ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек лицо, а также сотрудник, замещающий его во время отсутствия.

В больших организациях ответственным обычно назначают начальника отдела кадров, в организациях с небольшим штатом его функции может исполнять секретарь или бухгалтер.

Прежде чем приступить к выполнению своих должностных обязанностей, ответственный за ведение журнала учета трудовых книжек должен:

  • принять по акту имеющиеся на предприятии трудовые книжки сотрудников;
  • принять по акту бланки трудовых книжек и приложения к ним;
    Скачать форму акта
  • удостовериться в правильности ведения журнала учета.

Нюансы оформления журнала учета трудовых книжек

Самые частые сомнения при оформлении журнала учета трудовых книжек самостоятельно возникают у работодателей по поводу того, можно ли заменить сургучную печать или пломбу бумажной этикеткой с печатью предприятия.

Несмотря на то что в постановлении № 225 упоминаний о бумажных наклейках нет, такой способ опломбирования до сих пор используют некоторые организации. Связано это с тем, что действовавший ранее ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры» (утв.

постановлением Госстандарта СССР от 28 апреля 1973 года № 1115) среди прочих предусматривал и пломбы из бумаги. Однако в настоящее время этот ГОСТ уже не действует, поэтому использования бумажной наклейки при оформлении журнала учета будет недостаточно.

Книгу все равно необходимо будет либо опломбировать, либо опечатать сургучом.

Другим актуальным вопросом, касающимся правил оформления журнала учета трудовых книжек, является мера ответственности организации, нарушившей указанные правила. Согласно ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за неисполнение норм трудового законодательства предусмотрен штраф:

  • для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.;
  • для должностных лиц, индивидуальных предпринимателей и иных лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без организации юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб.

Источник: http://nsovetnik.ru/kadry/zhurnal_ucheta_trudovyh_knizhek_-_pravila_sshivaniya_2017-2018/

Правила заполнения трудовых книжек

Правила заполнения трудовых книжек

ТК — по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель.

За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель.

Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

В обороте существуют типы документов от 2004, 2003, 1973, 1938 годов. Все данные образцы действительны и в замене не нуждаются.

Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

  • Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
  • Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения.

Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде.

При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

  • ТК оформили неверно;
  • ТК потеряли;
  • Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

  • Подтверждённый рабочий стаж;
  • Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность ( 5.27 КоАП).

Учет трудовых документов

Обязательства за правильное сохранение трудовых документов полностью ложатся на плечи нанимателя — это регулируется в законе (VI раздел правил Правительства РФ от 2003 года). В современной практике существуют два документа, предназначенные для контроля за трудовыми книжками:

  • Журнал учета трудовых книжек. Ведет отдел кадров компании, в него записываются дата принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК.
  • Книга приходно-расходная. Ведет бухгалтерия предприятия. В этой книге отражаются все операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносятся реквизиты.

Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

Ведение и хранение трудовых книжек работников

Чтобы назначить лицо, под ответственностью которого будет оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек сотрудников, руководитель компании пишет приказ в свободной форме — это узаконено в п.

45 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

На большом предприятии оформляет трудовые обычно в отделе кадров, если же отдел кадров в компании отсутствует, то трудовые книжки и прочие документы могут быть под ответственностью бухгалтерии, отдела делопроизводства, секретариата.

Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.

Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е.

документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек — до увольнения работника.

Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):

  • Приходно-расходная книга по учету бланков ТК- 5 лет;
  • Книга учета движения ТК– 75 лет;
  • Невостребованные трудовые книжки – 75 лет;

Инструкция по ведению трудовых книжек

Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:

  1. Записи производятся только при помощи шариковойгелевойперьевой авторучки чёрногосинегофиолетового цвета.
  2. Все записи делаются на основании приказа, в трудовую вносится его номер.
  3. Все записи производятся без сокращений и имеют свой номер в пределах раздела.
  4. Использование римских цифр неприемлемо, все даты вписываются арабскими числами.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)

  • ФИО по паспорту (не сокращаем)
  • Дата рождения. Месяц прописью, число и год — цифрой: 5 декабря 1975 года
  • Образование («высшее профессиональное», «среднее профессиональное»)
  • В именительном падеже специальность («юрист», «учитель»)
  • Дата заполнения (в течение 5 дней после приема на работу)
  • Подпись и ее расшифровка, а также подпись (расшифровка) собственника ТК
  • Печать компании

Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)

Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.

  • Порядковый номер записи
  • Дата приема сотрудника
  • «Принят (а) в (название отдела) на должность (наименование)»
  • Приказ, его номер

Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей — повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Информации о трудовой деятельности по совместительству может быть занесена в ТК в отделе кадров основной компании-нанимателя. Запись о совместительстве не обязательна по закону и производится лишь по личной инициативе владельца документа (ст.66 ТК).

Гражданину необходимо предоставить прошение в письменном виде с желанием сделать запись в ТК в кадровую службу основной компании-нанимателя, а также приложить заверенную копию трудового соглашения с росписью директора из компании, где трудится в качестве совместителя.

Если поменялись данные собственника ТК

Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами.

Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой.

С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Кадровая служба компании может заверить копию трудового документа. Для этого требуется сделать копии всех, содержащих записи страниц. По месту работы на них поставят печать, текущую дату и надпись: «Копия верна».

Также свою подпись поставит ответственное лицо организации и отметит на копии, что вы работает в компании в настоящее время.

Заверенную таким образом копию принимают любые организации, как подтверждение постоянного места работы.

Работа без трудовой книжки, неправильные записи

Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально.

Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях.

За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.

Отказ организации от ведения трудовых книжек или некорректное их ведение является нарушением трудового законодательства, за которое существует штраф в размере от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и порядка 50000 для юридических (Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06).

Также контролерами может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.

Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.

Образец заполнения и оформления трудовой книжки

Образец титульного листа

Сведения о работе

Увольнение

Сведения о награждениях

Подводя итоги, добавим, что, безусловно, трудовая книжка – документ важный, подлежащий строгой отчетности, но последние десятилетие вокруг него упорно витают слухи о предполагаемой отмене.

С какой целью? Даже видные ученые в сфере права затрудняются ответить на этот вопрос. Сторонниками отмены считается, что трудовая книжка — пережиток советского прошлого, атавизм. Но вместо ТК, они ничего предложить не могут.

Следовательно, на данном этапе развития трудовых отношении между сотрудниками и работодателем, этот документ необходим.

Источник: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/pravila-oformleniya-trudovyih-knizhek.html

Пошаговая инструкция по опломбированию журнала учета трудовых книжек

Пошаговая инструкция по опломбированию журнала учета трудовых книжек

Любая компания, использующая труд наёмных работников обязана вести учёт трудовых книжек. Данный учёт ведётся в специальных книгах-журналах учёта по соответствующим правилам (они описаны в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (№225), пункт 41).

Нарушение Правил влечёт за собой штрафные санкции в отношении организации. Кстати, именно порядок ведения Журнала учёта трудовых книжек в первую очередь привлекает внимание аудиторов и других проверяющих.

В статье расскажем, как опломбировать журнал учета трудовых книжек, дадим пошаговую инструкцию.

Зачем нужен журнал учёта трудовых книжек

Согласно Трудовому кодексу РФ срок хранения данной Книги равен 75 годам, такой длительный срок предусматривается особенностями информации, содержащейся в ней.

В Книге можно узнать о поступлении и выдаче трудовых книжек, информации о должности их владельцев, отделе в котором проходила(проходит) их работа, дата приёма на работу работника и дата его увольнения, и прочее.

Согласно одному из основных требований, указанных в Правилах, данная Книга учёта трудовых книжек должна быть опломбирована.

Некоторые ответственные за это специалисты не знают, как это правильно сделать, — об этом и пойдёт речь в данной статье, а также об алгоритме заполнения, штрафах, нормативной базе и ответственных лицах.

Алгоритм (инструкция) ведения журнала учёта трудовых книжек

Первый шаг — шнуровка и нумерование

Самое первое, что следует сделать перед внесением записей в Книгу учёта – это прошнуровать её и пронумеровать все листы.

Затем количество листов заверяется подписью руководителя организации, ставится плёночная или ленточная пломба, либо сургучная печать (согласно абзацу 4 пункта 41 Правил №225).

Итак, правильное оформление возможно при последовательном соблюдении семи шагов:

  1. Определить ответственное лицо за учёт трудовых книжек,
  2. Оформить Книгу учёта, соответствующую всем требованиям,
  3. Внести сведения в книгу учёта и движения трудовых книжек,
  4. Отметить в Книге учёта выдачу вкладыша или дубликата трудовой книжки,
  5. Отметить изменение информации в книге учёта трудовых книжек,
  6. Сделать исправления в книге учёта трудовых книжек,
  7. Завести новую книгу учёта при достижении конца предыдущей книги учёта.

Первый шаг – определение ответственного: изначально организационная деятельность при осуществлении хранения, учёта и выдачи трудовых книжек возложена на руководителя организации (согласно п. 45 Правил №225), однако он вправе распределить обязанности на других ответственных лиц (или уполномоченное лицо), посредством издания приказа в произвольной форме.

Второй шаг – оформление с соответствующим примером

Источник: http://online-buhuchet.ru/kak-oplombirovat-zhurnal-ucheta-trudovyx-knizhek/

Книга учета выдачи трудовых книжек образец

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в организации. Учет заполненных трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а учет бланков этих документов — в приходно-расходной книге.

Книги учета трудовых книжек нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются печатью.

Журнал регистрации трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек, как правило, ведется сотрудником отдела кадров. В ней осуществляется регистрация всех трудовых книжек, оформленных впервые, а также принятых от поступающих на работу сотрудников.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приходно-расходную книгу, как правило, ведет бухгалтер. В нее заносится информация о полученных и выданных бланках трудовых книжек и вкладышей в них.

Основной раздел журнала состоит из 12 граф:

  • в первую графу записывается регистрационный номер документа
  • во 2-4 графах указывается дата (число, месяц, год арабскими цифрами) прихода/расхода бланка трудовой книжки либо вкладыша в нее
  • в 5 графу вносится наименование контрагента, от кого получены бланки либо кому они отпущены
  • в 6 графе указывается название, номер и дата документа — основания получения / выдачи бланков
  • в 7-8 и 10-11 графах указывается серия и номер приобретенных / отданных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а в 9 и 12 графах — сумма покупки / продажи.
  • Хранение трудовых книжек

    Трудовые книжки хранятся у работодателя, выдаются на руки сотруднику при увольнении. За их получение работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

    Если трудовые книжки по каким-то причинам не забираются при увольнении, они хранятся в отделе кадров в течение двух лет, отдельно от книжек работающих сотрудников, затем передаются в архив организации и хранятся там в течение 50 лет. По истечению этого срока они подлежат уничтожению.

    Бланки трудовых книжек и вкладыши в нее в необходимом количестве также хранятся в организации.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

    Посмотреть образец бланка Посмотреть заполненный образец бланка Скачать бланк Скачать заполненный образец бланка

    Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним — это книга, в которой осуществляется регистрация в специальной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения трудовых книжек в организации.

    Срок хранения этой книги установлен п. в ст.

    695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения  (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.) и составляет 75 лет.

    Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

    Источник: http://iskovoepismo.my1.ru/publ/pravila_i_konsultacii/kniga_ucheta_vydachi_trudovykh_knizhek_obrazec/12-1-0-212

    Вам будет интересно:

    Поделиться:
    Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

    ×
    Рекомендуем посмотреть