8(800)350-83-64

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец и разбор граф(2018г)

Если у вас остались вопросы позвоните нам или задайте их нашему юристу в поле ниже и получите бесплатную консультацию.

Если у вас остались вопросы позвоните нам или задайте их нашему юристу в поле ниже и получите бесплатную консультацию.

Содержание

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Раздельный учет НДС-2018: что нового

С 01.01.

2018 вступят в силу поправки в НК, согласно которым вести раздельный учет НДС по товарам (работам, услугам), используемым как в облагаемых НДС, так и в не облагаемых/освобожденных от обложения налогом операциях, нужно будет, даже если соблюдается правило пяти процентов.<\p>

Блокировка банковского счета: обнародован рейтинг причин

Один из российских банков проанализировал причины, по которым в 2017 году чаще всего блокировались счета представителей малого бизнеса. В список попали подозрительные операции с наличностью, а также слишком низкий уровень уплачиваемых налогов.<\p>

Офисные отходы: обязанности компаний

Офисные компании не должны вносить плату «за грязь», поскольку не оказывают негативного воздействия на природу. Но есть и другие требования в этой сфере — паспортизация отходов, их учет и представление отчетности.<\p>

Когда ИП не нужно самому платить налоги

Если индивидуальный предприниматель оказывает компании услуги, которые не относятся к сфере его бизнес-деятельности, НДФЛ с суммы оплаты таких услуг должна начислить, удержать и уплатить в бюджет организация-заказчик.<\p>

→ Бухгалтерские консультации → Трудовой договор

Обновление: 19 апреля 2017 г.

На практике организации зачастую ведут журнал регистрации (учета) трудовых договоров. Документ этот необязательный, унифицированная форма не утверждена.

Основные удобства использования такого журнала – приведение в порядок электронного архива, отслеживание сроков истечения трудовых договоров с сотрудниками, ведь если упустить нужный момент, то срочный трудовой договор может быть трансформирован в бессрочный (ч.

 4 ст. 58 Трудового кодекса РФ). Образец журнала регистрации трудовых договоров будет приведен в конце материала.

Бумажный или электронный вид

Чтобы определиться, в каком виде вести документ, необходимо обозначить его цель:

  • если цель сугубо информационная (электронный архив организации, позволяющий отслеживать сроки истечения договоров), то документ будет удобнее вести в электронном виде;
  • если помимо информационной цели журнал будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании своих экземпляров трудовых договоров, необходима графа для проставления работниками своих подтверждающих подписей. В этом случае журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть в бумажной форме.

Последний пункт необходимо прокомментировать подробнее. Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор и все изменения к нему в письменной форме в двух экземплярах.

При этом у работодателя должно быть подтверждение того, что работник получил свой экземпляр документа.

Трудовой кодекс РФ прямо говорит о том, что на экземпляре компании должна стоять подпись сотрудника, подтверждающая получение им своего экземпляра документа (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Именно поэтому компании, как правило, добавляют в договор фразу «экземпляр трудового договора получил _______ (дата) __________________ (подпись)».

Однако иногда используется и бумажная форма журнала учета трудовых договоров, где сотрудники ставят свою подпись в подтверждение получения договора или дополнительного соглашения к нему.

Первый вариант является более предпочтительным, так как основан на буквальном толковании требования Трудового кодекса РФ. Тем не менее не противоречит законодательству и совмещение двух указанных способов.

Журнал регистрации трудовых договоров в бумажном виде

При заведении журнала в бумажном виде рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

1) оформление обложки: на ней целесообразно отразить информацию о названии компании (структурного подразделения компании), наименовании документа (журнал или книга), дате внесения первой и последней записи, а также информацию о сотруднике, ответственном за заполнение журнала;

2) ведение документа: образец книги регистрации трудовых договоров можно посмотреть в приложении к этому материалу, заполнять его следует в строгом соответствии с наименованиями должностей по утвержденному штатному расписанию, фамилии, имена и отчества сотрудников указывать полностью.

Журнал учета трудовых договоров в электронном виде

От журнала в бумажном виде электронный документ будет отличаться только отсутствием графы с подписью сотрудника, получившего экземпляр трудового договора (допсоглашения к трудовому договору).

При этом нужно помнить, что срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет, вне зависимости от того, в какой он существует форме – бумажной (журнал, книга) или электронной (электронный накопитель информации) (см. Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526). Указанный срок обязателен абсолютно для всех российских организаций любых организационно-правовых форм.

Скачать примерную форму книги учета трудовых договоров

Скачать образец заполнения книги учета трудовых договоров

Также читайте:

Источник: http://Glaniga.ru/situations/s503714

Если у вас остались вопросы позвоните нам или задайте их нашему юристу в поле ниже и получите бесплатную консультацию.

Если у вас остались вопросы позвоните нам или задайте их нашему юристу в поле ниже и получите бесплатную консультацию.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации.

В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки.

Обязательно ли его вести?

Мнение законодательства

Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек.

Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив.

По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.

Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер.

Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.

Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода.

В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу.

Также журнал необходим для выдачи справок для следующих работодателей о предыдущей занятости. В примечаниях книги можно делать записи о виде и сути работ, выполняемых нанятым работником.

Опытные кадровики предпочитают вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, прошив и опломбировав его печатью предприятия и подписью руководителя перед внесением первой записи.

В случае проверки предприятия соответствующими органами у начальника ОК, инспектора по кадрам или менеджера по персоналу будет юридическое подтверждение наличия или отсутствия договоров, контрактов, дополнительных соглашений с работниками.

Обилие документов в отделе кадров – ни для кого не секрет. Иногда HR-менеджер ведёт параллельно около десятка всяких книг и журналов. Но трудовые договора – основа сотрудничества работодателя и персонала – желательно регистрировать, чтоб не путаться в нумерации.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку.

 Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству.

Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе.

Как вести такой журнал? Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде.

При несоответствии записей на бумажных и электронных носителях, предпочтение отдается бумажным.

Как оформить журнал регистрации? Страницы должны быть пронумерованы, книга прошита и заверена печатью и подписью руководителя. Хотя форма может быть произвольной, но есть минимально необходимый перечень граф, позволяющий внести нужные данные и оперативно найти документ.

Пример заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Если в организации есть сотрудники, работающие по контракту, то необходимо предусмотреть отдельную колонку для их регистрации, или можно сделать соответствующую запись в примечаниях. Также на некоторых более крупных предприятиях вводят колонки для записи должности и структурного подразделения.

На отдельной странице делается запись о назначении ответственного лица – ФИО, дата и номер приказа, должность. Последняя страница несет информацию о дате закрытия журнала, № приказа, дате сдачи на хранение в архив.

В случае если ответственный за ведение книги сотрудник обнаружил неправильность заполнения или другие ошибки, то данный журнал заканчивается досрочно. Об этом делается соответствующая запись, издается приказ и книга сдается в архив.

Учет в электронной форме

Основным преимуществом ведения журнала в электронной форме является возможность быстрого поиска и ввода информации. Удобно вести учет не в Word, а в MS Excel (учет в табличном виде).

Возможности электронного документооборота:

  • быстрота и доступность поиска документа;
  • оптимизация работы с кадрами;
  • контроль оформления и хранения документов;
  • соблюдение конфиденциальности;
  • уменьшение трудоемкости затрат;
  • сохранение первичных документов (анкеты, автобиографии, заявления и другие) в электронном виде;
  • формирование по требованию копий приказов и различных видов выписок.

Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме. Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется. Но в некоторых случаях, где нужны личные подписи работника и сотрудника кадровой службы, ведение карточки дублируется на бумажном носителе.

В программе должна быть предусмотрена невозможность подвижки номеров.

Хотя второй экземпляр трудового договора и выдается сотруднику на руки, но с учетом уволившихся, необходимо предупредить возможную подтасовку и другие виды махинаций со стороны работодателя путем давления на работников отдела кадров. В конце года журнал распечатывается с нумерацией, прошивается, опечатывается и сдается на хранение.

Смотрите видео о том, что делать если пришла трудовая инспекция

Ведение журнала

Сотрудник, ответственный за ведение журнала, может сам выбрать удобную форму ведения в зависимости от информации, которая будет учтена в данном журнале.

При увольнении такого сотрудника в книге делается запись о новом ответственном лице. Также в журнале имеется название организации, начало и конец периода учета.

По книге регистрации определяется количество заключенных трудовых договоров. Имеется возможность проконтролировать исполнение каждого. Эти данные упрощают составление статистической отчетности на предприятии.

Внесение изменений к договорам

Причины изменения договора могут быть различными:

  • перевод на другую работу;
  • смена собственника;
  • отстранение от работы;
  • изменение условий труда.

При существенных изменениях в договорах составляется дополнительное соглашение, которое вносится в журнал регистрации в соответствующую графу. Для удобства доп соглашению присваивают номер, состоящий из номера договора / порядкового номера соглашения с конкретным сотрудником.

В таком случае удобно завести для каждого сотрудника отдельную страницу, где будет указан трудовой договор и дополнительные соглашения по порядку заключения (№ 1, 2, 3 и т.д.).

Если работник не согласен с изменениями условий труда, то работодатель должен сделать предложение (в письменном виде) другой работы по квалификации, а при ее отсутствии предложить нижеоплачиваемую работу или нижестоящую должность. При письменном согласии сотрудника составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями труда. Все требования по оформлению и учету дополнительных соглашений такие же, как и для трудовых договоров.

Для удобства ведения учета и быстрого поиска нужного дополнительного соглашения на крупных предприятиях с большим списочным составом сотрудников ведут отдельную книгу – журнал регистрации дополнительных соглашений.

Пример заполнения журнала дополнительных соглашений:

№ п / п Дата Номер ФИО Вид работ № и дата Срок действия Прим
10 10.02.14 48 Емец К.Л. слесарь

Источник: http://ipopen.ru/kadry/kadrovyj-uchet/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov-i-dopolnitelnyh-soglashenij.html

Если у вас остались вопросы позвоните нам или задайте их нашему юристу в поле ниже и получите бесплатную консультацию.

Правила ведения и оформления журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашений

Журнал регистрации — это средство фиксации договоров и соглашений, которые заключены между сотрудниками и работодателями. Его функция — фиксация содержания этих документов, что приводит к невозможности его искажения.

Регистрация представляет собой занесение информации о документе в форме совокупности учётных данных по предписанной форме, чем удостоверяется факт создания документа либо внесения в него изменений.

Обязательно ли вести журнал?

Ведение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не обязательно, поскольку не предусмотрена никакая юридическая ответственность за его отсутствие.

В то же время, несомненно, положительным будет ответ на вопрос, желательно ли ведение такого журнала.

Действительно, его имеет смысл вести, поскольку сведения о трудовых договорах и прочих соглашениях с сотрудниками требуется фиксировать.

При его наличии документ не пропадёт, его существование всегда можно будет удостоверить.

При наличии этого журнала не требуется извлекать из архивов сами договоры, когда возникает потребность проверить их условиях.

Как бумаги с контрактами, так любые дополнения к ним в архивах часто размещены не слишком системно.

В то же время в едином журнале отыскать любой документ можно очень быстро.

Также журнал помогает работодателю выписать сотруднику справку относительно того, что он работал на его предприятии в том случае, когда следующий работодатель её потребовал.

Кроме того, если журнал в компании не ведётся, то при возникновении между сотрудниками и предприятием процесса, вытекающего из отношений сторон по трудовому законодательству, позиции работодателя будут существенно слабее.

Общие правила и рекомендации по правильному заполнению

Установлено, что оформление журнала может быть произвольным, поэтому слово «правильно» тут не подразумевает дополнение «с точки зрения закона».

Речь идёт о таком ведении журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, чтобы им было удобно пользоваться. Основой для журнала может стать стандартная тетрадка, которую требуется поделить на требуемые графы.

Тетрадь из канцелярского магазина станет вполне приемлемым вариантом. При этом:

  • желательно, чтобы тетрадка имела жёсткую обложку;
  • также рекомендуется приобретать тетрадь, в которой плотность бумаги составляет 60 г/м2.

Следует разделить журнал на графы установленного содержания, они должны быть идентичны на всех его страницах. Рекомендуется не делать исправлений в словах при внесении записей в журнал.

Также данный журнал пломбируется с использованием контрольной пломбы с номером, с помощью которой можно определить факт незаконного доступа к этому документу.

Образец

Полное название организации либо обозначение индивидуального предпринимателя заносится на титульный лист тетради, там же указывается и дата начала ведения журнала.

Также требуется зафиксировать на титульном листе номер пломбы журнала. При его отсутствии документ рассматривают как неопломбированный, в этом случае он приравнивается к недействительному.

После того, как все страницы окажутся заполненными, добавляется также дата завершения. Кроме того, перед началом ведения журнала необходимо осуществить нумерацию его страниц до самого конца.

В уже начатом журнале, даже если заполняются его несколько первых листов, ни одна .его страница не может быть непронумерованной. Первую страницу оставляют пустой, также допускается поместить на неё правила ведения.

На второй странице размещают сведения о сотрудниках предприятия, на которых возлагается ответственность за настоящий журнал. Сведения включают:

  • порядковый номер лица;
  • промежуток времени;
  • имя ответственного сотрудника, его фамилия и отчество;
  • занимаемая должность;
  • основание, на котором данный сотрудник назначен ответственным лицом за данный журнал;
  • подпись этого лица.

Со следующей страницы начинается сам материал журнала, он имеет форму таблиц, в которых можно предусмотреть одиннадцать граф. Возможен следующий вариант их оформления:

  • первая графа содержит порядковый номер, под которым в этом журнале регистрируется договор либо соглашение. Не стоит путать данный номер с номером самого договора;
  • вторая графа — число, когда был подписан договор либо соглашение;
  • третья графа содержит уже номер договора (также не следует её путать с содержанием первой!)
  • в четвёртую графу заносится фамилия сотрудника, заключившего соглашение с предприятием, и его имя отчество — желательно полностью, а не в форме инициалов;
  • в пятую графу включают позицию, которую сотрудник занимает в фирме, его должность либо профессию;
  • в шестой графе указывают структурной подразделение, к которому относится сотрудник;
  • седьмая графа отводится для даты, когда был оформлен договор либо соглашение;
  • в восьмую графу вносится дата его завершения, возможно объединение его с предыдущим, в этом случае в таком столбце записывается общая длительность действия договора, но у данного варианта есть неудобства, поскольку возможен перевод сотрудника на работу на постоянной основе либо автоматическое продление отношений между ним и работодателем, поэтому вариант с разными графами рассматривается как предпочтительный;
  • девятая графа содержит указание на характер работы, там указывают, основная ли это работа либо совместительство;
  • в десятую включают соглашения дополнительного характера, именно сюда вносятся сведения об их содержании;
  • наконец, в одиннадцатую входят примечания.

Выше приведена система с одиннадцатью графами, но это ни в коем случае не обязательное количество, так как единой формы не существует, поэтому их может быть как больше, так и меньше.

В журнале может быть предусмотрен столбец, где указывается, выдавался ли сотруднику договор на руки. Если этот факт имел место, то он помечается соответствующей датой, также сотрудник должен удостоверить это своей подписью.

Кроме того, иногда рекомендуется третью графу поделить надвое — на столбец для номеров договоров и второй для номеров дополнительных соглашений. Нумерацию договоров можно в следующем году начать с нуля. Также допустимо продолжить эту нумерацию, если их количество в уходящем году было невелико.

Для допсоглашения следует заполнить лишь графу, которая содержит основную информацию.

По этой причине при наличии отдельного столбца для номеров соглашений можно быстро найти там номер и сразу поглядеть в столбец с его/ основными сведениями.

Таким образом, искать дополнительные соглашения, которые заключены к одному и тому же договору, становится существенно проще. Кроме того, подобные соглашения нумеруются по отдельности для каждого договора, начиная с первого.

Стоит отметить, что допустимый вариант — создание отдельного журнала для дополнительных соглашений. Обе эти возможности считаются равнозначными и выбор здесь за работодателем.

Завершающая страница содержит указание, что журнал закрыт, на него поставлена печать, и он отправлен в архив, требуется написать число, когда это было сделано.

Кроме того, следует прописать, сколько в общей сложности страниц было заполнено и порядковые номера договоров, находящиеся в первой графе.

Далее пишут фамилию сотрудника, и его позицию на предприятии, а также упоминают основание закрытия журнала — локальный акт, в частности распоряжение, решение либо приказ, необходимо прописать номер этого акта и число принятия.

Хранение сданного документа продолжается в течение 75 лет, такой стандарт предусмотрен Федеральной антимонопольной службой.

Как вносить изменения в записи

Внесение изменений в журнал возможно, если речь не идёт о существенной ошибке.

При её обнаружении серьезной ошибки журнал просто-напросто закрывается. Требуется составить приказ соответствующего содержания.

Вслед за этим на последней странице пишется пометка, гласящая, что данный журнал досрочно прекратили вести вследствие обнаруженной ошибки, которая делает его продолжение невозможным. Далее заводят новый журнал.

В то же время изменения в отношениях между работником и работодателем вполне могут быть отражены в журнале. Они не вносятся в сам договор, который остаётся неизменным. этих изменений может относится к одному из следующих пунктов:

  • изменение рабочих условий;
  • перемещение на другую работу;
  • смена владельца;
  • отстранение сотрудников от выполнения обязанностей.

Их согласование происходит путём заключения дополнительного соглашения, число этих соглашений может быть любым.

Таким образом, соглашение заносится в журнал отдельным пунктом, тем самым отражается, что договор меняется без изменений отметки о нём в журнале.

Другой вариант, о котором упоминалось выше — это создание журнала. посвящённого исключительно трудовым соглашениям.

Электронный или бумажный вариант выбрать?

Классический вариант ведения журнала регистрации — бумажный, в то же время на многих предприятиях начинают предпочитать электронную форму.

Её следует вести в программе Excel, а не в Word, так как Excel открывает более широкие возможности для использования таблиц.

Электронное ведение данного журнала подразумевает наличие целого ряда преимуществ, в том числе:

  • ускоренный поиск по самому журналу;
  • облегчение надзора за безошибочным оформлением журнала;
  • снижение временных затрат на его оформление;
  • меньше затруднений с выдачей справок и выписок;
  • общая оптимизация обслуживание документа.

Иначе говоря, при возможности вести журнал в электронной форме многие выбирают именно данный вариант.

Из минусов можно выделить, что электронная версия журнала может пострадать при неполадках системы или же может быть интересна кибер-мошенникам. Бумажный вариант ненадежен тем, что данные не сохранятся после пожара или наводнения. Рекомендуют вести и в бумажном виде, и в электронном.

В данном видео дополнительная информация о правилах оформления и сшивания журналов регистрации.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dogovor/zhurnala-registracii.html

Если у вас остались вопросы позвоните нам или задайте их нашему юристу в поле ниже и получите бесплатную консультацию.

Книга учета трудовых договоров и допсоглашений

Учет кадровой документации оформляемой на предприятии является важной составляющей трудовой деятельности, позволяющей упорядочить процесс документооброта и проконтролировать исполнение норм ТК РФ.

Именно для этих целей в компаниях и ведется журнал учета трудовых соглашений, процесс создания которого имеет свои особенности.

Что это за документ?

Журналом является обычная книга либо же тетрадь,которая содержит в себе сведения о заключенных с работниками трудовых договорах, а также внесении изменений в указанные акты в процессе сотрудничества.

Естественно с момента оформления журнал относится к локальной документации, которая ведется в строгом соответствии с законом.

То есть сей документ, как минимум, должен содержать титульный лист и утвержденную таблицу, а также быть пронумерованным и прошитым.

Впоследствии журнал должен заполняться не в хаотичном порядке и любым из сотрудников, а только уполномоченным лицом и в соответствии с нормами ТК РФ.

Как правило, при небольшой численности штат, ведение журнала не требуется, учитывая, что кадровый работник знает сотрудников не только по именно, но и лично. Естественно он располагает и данными о их приеме и примерном круге обязанностей.

Однако если компания состоит из нескольких крупных подразделений и цехов, ведение журнала необходимо, так как только таким образом можно отследить множество нюансов.

Журнал необходим для решения следующих задач:

  • учета движение штата;
  • составления отчетов, так как журнал содержит все основные данные, начиная от даты приема и оканчивая категориями, к примеру, теми же совместителями или несовершеннолетними;
  • для собственного удобства, учитывая, что хранить договора на столе в близком доступе затруднительно, а поднимать все папки в поиске всего одной фразы затратно по времени;
  • для отслеживания сроков действия соглашений и соответственно производства необходимых действий, — допустим, составления того же уведомления об увольнении;
  • для выдачи справок о ходе трудовой деятельности определенного сотрудника.

Обязательно ли нужно вести?

В нормативный актах, в том же Трудовом Кодексе РФ, ведение журнала учета договоров и соглашений к ним не упоминается, в связи с чем оформление сего документа не обязательно.

Естественно, коль отсутствует обязанность по оформлению сего формуляра, не утверждена на законодательном уровне и его форма, что собственно дает право лицу, которое его и ведет, разрабатывать бланк журнала исходя из собственного удобства.

Кстати, в Приказе Минкультуры №558, который содержит полный перечень кадровой и иной документации сей документ упомянут — приведены сроки хранения.

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Можно сделать вывод, что ведение журнала не будет являться нарушением, а как раз наоборот.

Кто заполняет?

Как правило, ведением кадровой работы в компании занимается отдел по персоналу. А так как у каждого из сотрудников подраздела свои обязанности, ведение журнала целесообразно поручить одному работнику, включив данную обязанность в его должностную инструкцию либо же трудовой договор.

Хотя можно уполномочить лицо на ведение формуляра и приказом, которым журнал и будет утвержден в процессе его первоначально оформления.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений 2017

Несмотря на то, что журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не является обязательным документом, определенные требования к его ведению все-таки есть, — в частности, те же нормы документооборота, применяемые по аналогии и инструкции по делопроизводству.

Как правило, для ведения любого журнала применяется табличная форма, учитывая, что только таким образом можно не только упорядочить вносимые сведения, но и с легкостью найти искомые данные.

Уполномоченный работник вправе самостоятельно разработать формуляр, отразив основные данные, которые могут включать следующие сведения:

  • номер по порядку;
  • дату заключения договора;
  • номер договора;
  • вид договора (срочный, бессрочный)
  • характер занятости, то есть совместитель ли же постоянный сотрудник;
  • Ф.И.О. работника;
  • должность;
  • структурное подразделение;
  • роспись в получении экземпляра на руки тружеником;
  • дата заключения допсоглашения;
  • примечание, в котором можно отразить принадлежность к тем же совместителям либо же срок прекращения трудовых правоотношений.

Форма

Формировать журнал и вести его возможно несколькими способами.

Электронная

Можно вести документ и в электронном варианте, внося необходимые данные по мере их поступления.

Кстати, ошибки исправить именно в электронном виде намного проще.

Бумажная

Также журнал можно формировать и в рукописном виде, но с учетом требований для документации подобного вида. При этом в качестве основы можно взять обычную тетрадь, разлиновать ее в соответствии с требуемыми для внесения данными, и далее вносить сведения уже по мере их поступления.

Ведь оформить очередную запись можно даже в другом кабинете и получить живую подпись от работника при вручении другого экземпляра на руки.

 

Правила регистрации, нумерации и ведения

Любой журнал начинается с титульного листа, к правилам оформления которого установлены стандартные требования.

Титул должен содержать:

  • наименование компании;
  • название документа то бишь журнал учета трудовых соглашений;
  • дата оформления;
  • отдельные скобки для проставления даты окончания ведения документа.

Пример оформления титула:

На оборотной стороне титульного листа указывается информация о лице, которое уполномочено вести журнал, с приведением фамилии, имени и отчества, а также должности.

Следующие страницы журнала должны быть пронумерованы арабскими цифрами и прошиты.

На предпоследней странице вклеивается бумажный квадрат, который не только фиксирует прошивку, но и содержит сведения о количестве прошитых страниц, подпись уполномоченного лица и мокрую печать компании.

Пример журнала:

Кстати, для журнала желательно использовать тетрадь с жесткой обложкой, учитывая, что таким образом она будет храниться намного дольше и будет иметь приличный вид. А вот листы внутри журнала могут быть любой толщины, так как они необходимы только для внесения данных о договорах.

Пример бланка (образец 2017)

Примерный образец, разработанный для стандартного предприятия, можно скачать на нашем сайте в формате, который удобен для последующих изменений уже с учетом специфики компании.

Журнал регистрации ТД примерный бланк

Чем отличается штатная расстановка от штатного расписания? Читайте в этом материале.

Как поменять срочный трудовой договор на бессрочный? Узнайте тут.

Учитывая простоту ведения журнала и минимум вносимых данных, совершить ошибку при его ведении очень непросто, однако такие случаи все-таки бывают.

В частности, наиболее распространенными являются:

Законом не предусмотрена возможность зачеркивания неправильных данных в журнале, учитывая, что его можно легко заменить.

Естественно после закрытия журнала его сдают в архив предприятия и взамен него уже оформляют новый в соответствии с вышеприведенными правилами.

Несмотря на то, что ведение журнала ТК РФ не регламентировано, в Приказе №558, утверждающим сроки хранения кадровой документации, он упомянут.

Так, в силу п.695 журнал учета трудовых соглашений хранится не менее 75 лет в архиве компании либо же в трудовом архиве города.

Источник: http://buhdzen.ru/kadry/trudovoj-dogovor/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov-i-dopsoglashenij/

Если у вас остались вопросы позвоните нам или задайте их нашему юристу в поле ниже и получите бесплатную консультацию.

Если у вас остались вопросы позвоните нам или задайте их нашему юристу в поле ниже и получите бесплатную консультацию.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Росархив в своем постановлении приводил перечень документов, которые следует использовать на предприятии. Среди этих документов упоминается журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений. Но какую роль играет данный журнал? И как правильно его заполнять?

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – это необязательная форма учета заключенных договоров и допсоглашений. Государство не утвердило официального образца журнала, поэтому сотрудник кадрового отдела может использовать обычную тетрадь.

Вести учет можно также в специальных книгах, но после их закрытия, они передаются на хранение в архив, где хранятся на протяжении 75 лет.

В целях оптимизации процедуры документооборота журнал для учета разрешается вести в электронном варианте.

При необходимости электронный журнал может быть распечатан.

Зачем нужен журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Законодательством не предусматривается ответственность за неведение такого журнала.

Но его наличие помогает проследить каждый трудовой договор, а также дополнительное соглашение, которое было подписано на предприятии.

Проще говоря, этот журнал подтверждает, что тот или иной договор существует.

Его также можно сравнить с маленькой библиотекой, ведь он позволяет сотруднику отдела кадров оптимизировать документооборот и быстро получать необходимые данные о том или ином заключенном договоре.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений пригодится при выдаче справок бывшим сотрудникам для их трудоустройства на новом месте работы. Он будет также полезным при судебных разбирательствах с уволенными работниками.

Форма журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашений

Как уже отмечалось выше, журнал регистрации не признан обязательным документом. А это означает, что утвержденный образец ее формы тоже отсутствует.

Предприятие может вести учет заключенных договоров и дополнительных соглашений в произвольной форме. Для учета можно также использовать книгу, но ее придется сшивать, а перед ее сдачей в архив пломбировать. В архиве данная книга должна храниться на протяжении 75 лет.

Предусмотрена также электронная форма журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Посмотрите видео по теме:

Журнал регистрации: электронная версия

Журнал для регистрации договоров и соглашений в электронном варианте позволяет полностью отказаться от хранения бумажной документации. Лучше всего этот журнал заполнять в программе MS Excel. Электронный журнал учета позволяет:

  1. Получать более быстрый доступ к необходимому документу;
  2. Оптимизировать процедуру документооборота на предприятии в целом;
  3. Контролировать правильность оформления каждого документа;
  4. Сохранить конфиденциальность;
  5. Упрощается процесс оформления справок и выписок.

При необходимости электронный журнал можно распечатать.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Скачать документ >>>

Прочитайте полезные статьи по теме:

  • Различия между трудовым договором и коллективным договором

Хотя не существует утвержденной формы ведения журнала, следует придерживаться следующих правил делопроизводства:

  1. На титульном листе журнала учета трудовых договоров и дополнительных соглашений вписывают:
    1. полное название компании или индивидуального предпринимателя;
    2. название документа;
    3. дату начала его ведения;
    4. дату прописью завершения учета договоров и соглашений.
  2. Нумеруются все страницы, включая те, на которых отсутствует текст;
  3. Первую страницу журнала, как правило, оставляют чистой или же на ней можно написать правила, по которым осуществляется его заполнение;
  4. На второй странице указывают всех сотрудников, которые занимаются заполнением этого журнала.

Данные на второй странице должны содержать:

  1. Порядковый номер;
  2. Время, на протяжении которого сотрудник заполнял журнал регистрации соглашений к трудовым договорам;
  3. ФИО лица, ответственного за ведение;
  4. Должность сотрудника;
  5. Основание, по которому работнику разрешено вести учет;
  6. Подпись этого сотрудника.

Информацию обо всех сотрудниках кадрового отделения, которые имеют отношение к ведению данного журнала, можно предоставить в виде таблицы.

Поскольку журнал заводится на длительный срок, его обложка должна быть жесткой. Плотность бумаги должна составлять 60 г/м2.

Дальше в журнале идет основная часть, где и осуществляется учет всех подписанных трудовых договоров и соглашений.

Прочитайте полезные статьи по теме:

  • Трудовой договор с водителем: как учесть особенности

Основная часть журнала состоит из 11 столбцов.

Принимая во внимание, что этот документ имеет свободную форму ведения, сотрудник кадрового отдела может добавлять или уменьшать количество этих столбцов.

Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений по ТК РФ содержит следующую информацию:

  1. В первой графе указывается порядковый номер, регистрации соглашения или договора. Здесь не нужно вписывать номер договора.
  2. Во второй строке записывают дату, когда был подписан договор;
  3. В следующей строке следует записывать номер договора или допсоглашения
  4. В четвертой графе необходимо указать ФИО сотрудника, с которым был подписан договор.
  5. В строке №5 указывается занимаемая должность сотрудника;
  6. Шестая строка предназначена для указания структурного подразделения, в котором трудится работник;
  7. В строке №7 записывают дату, когда был заключен трудовой договор;
  8. В следующей графе прописывают дату прекращения трудового соглашения;
  9. В девятой строке указывается вид работы – постоянная или работа по совместительству;
  10. В следующей графе вписывают номер соглашения, если третья строка не разделена на две части;
  11. Одиннадцатая строка посвящается примечаниям.

Для удобной работы с журналом учета рекомендуется строку №3 разделить на две подграфы:

  1. В первой указывается номер договора;
  2. Во второй подграфе прописывается номер соглашения.

Такой подход позволит быстро находить нужный номер заключенного договора или дополнительного соглашения, не бегая глазами по всех строках журнала.

Номер дополнительного соглашения к определенному договору лучше всегда указывать одинаковый. Благодаря этому вам будет нетрудно отыскать все заключенные дополнительные соглашения, которые имеют непосредственное отношение к одному и тому же договору.

Прочитайте полезные статьи по теме:

  • Трудовой договор: требования к оформлению

В данный журнал можно вносить различные изменения:

  1. Были изменены условия трудовой занятости специалиста;
  2. Перевод на иную должность;
  3. Отстранение от выполнения трудовых обязанностей;
  4. Изменение работодателя.

Все вышеперечисленные изменения нет необходимости вносить в первоначальный экземпляр трудового договора. В таком случае заключаются дополнительные соглашения.

Если таких дополнительных соглашений заключается в компании очень много, то имеет смысл оформить другой журнал для таких соглашений. Правила его ведения не отличается от правил использования журнала, в котором регистрируются трудовые договоры.

Досрочное закрытие журнала для регистрации трудовых договоров

Ошибка в учетном журнале – это основание для его досрочного закрытия. Чтобы завершить журнал в данном случае, следует:

  1. На последней странице сделать запись о том, что закрытие осуществляется на основании обнаружения ошибки;
  2. Подготавливается и издается соответствующий приказ.

После того, как журнал с ошибкой был закрыт, можно заводить новый документ.

Оформление сдачи журнала для учета

Когда журнал полностью заполнен, пора приступать к процедуре его закрытия, которая осуществляется в следующие этапы:

  1. На последней странице следует прописать, что журнал закрыт, прошел опечатку и был передан в архив;
  2. Указывают дату закрытия журнала;
  3. Прописывается число заполненных страниц и перечень номеров договоров (речь идет о первой строке);
  4. Указывается ФИО, а также занимаемая должность сотрудника, который занимается заполнением журнала;
  5. Прописывается дата приказа, а также его регистрационный номер, на основании которого завершается журнал.

Срок хранения журнала учета трудовых договоров и дополнительных соглашений в архиве достигает 75 лет.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1097353-qqq-23-04-2017-jurnal-registratsii-trudovyh-dogovorov-i-dopolnitelnyh-soglasheniy

Вам будет интересно:

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть