8(800)350-83-64

Журнал регистрации исходящих документов: покупка и начало ведения(2018г)

Содержание

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: образец, форма

Журнал регистрации исходящих документов: покупка и начало ведения

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии.

Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия.

Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа.

Или позвоните нам по номеру:

(Звонок Бесплатный)

Это быстро и !

Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов

Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:

  • Различные рекламные листовки;
  • Ознакомительные материалы;
  • Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.

Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Его предназначение

Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность

  • Упростить работу по обработке и учету корреспонденции;
  • Ускорить срок выполнения указаний руководителя;
  • Повысить дисциплину и производительность труда в организации.

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:

  • Входящих документов;
  • Исходящих документов;
  • Для внутренних документов.

Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет.

Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом:

Форма

Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации.

Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради.

 В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь.

В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:

  1. Порядковый номер входящего или исходящего документа;
  2. От кого получен документ или кому отправлен;
  3. Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
  4. Ответственный исполнитель документа;
  5. Примечание.

Оформление документа

Правила и требования по заполнению

  • Для начала нужно заполнить титульный лист журнала. Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета. Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов.
  • Также здесь указывается дата начала записей, и оставляется графа для даты окончания журнала. Ее заполняют обычно 31 декабря текущего года, чтобы с начала года начать новый журнал, или фактической датой окончания журнала, если предприятие закрыло свою деятельность.
  • Графа «Ответственный сотрудник за ведение журнала» тоже должна быть заполнена соответствующим образом.
  • Страницы в журнале необходимо пронумеровать.
  • После того как будет подписан документ руководителем или другим ответственным сотрудником, его можно регистрировать в журнале.

В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии. В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.

Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео:

Исправление ошибок

Все мы люди и можем ошибаться. И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера. Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.

  • Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа, и после номера 125 идет регистрация номера 225, нужно внести соответствующую запись в журнал. Эта запись может выглядеть таким образом: «Пропущены номера со 126 по 224. Делопроизводитель Соловьева В.А». Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия. Подобная ошибка может быть сделана механически только в том случае, если вы до сих пор заполняете документ вручную. При оформлении журнала электронным способом, такая ошибка невозможна, так как там порядковые номера устанавливаются автоматом.
  • Если письмо оприходовано неверно. Например, секретарь случайно записал в журнал сведения о поступившем письме, поставил номер и свою подпись. А через некоторое время оказалось, что письмо ненужно было регистрировать. В этом случае, чтобы не нарушать нумерацию стоит сделать запись под следующим номером о том, что предыдущая запись была сделана ошибочно. Таким образом не будет нарушен порядок регистрации писем.
  • Аналогичным образом можно фиксировать и другие ошибки, допущенные при регистрации входящих и исходящих документов.

Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении. Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки.

От правильной регистрации входящих и исходящих документов и тщательного заполнения журнала порой зависит порядок и на предприятии.

Если при проверке контролирующими органами окажется, что у вас безупречный порядок в документах, к вам будет лояльное и уважительное отношение.

Образец заполнения журнала регистрации входящих и исходящих документов 

Сроки хранения

После того как журнал будет закрыт, его хранят в архиве предприятия в течение 3-5 лет (те же 5 лет хранятся и такие документы как журнал кассира-операциониста, журнал учета рабочего времени, журнал учета проверок органами государственного контроля, учета бланков строгой отчетности, и журнал проверок осуществления воинского учета. Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени. Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т.д.

В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному.

Как правильно прошивать такой журнал и другие документы, расскажет этот видеоролик:

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/zhurnaly/registratsii-vhodyashhih-i-ishodyashhih-dokumentov.html

Если у вас остались вопросы позвоните нам или задайте их нашему юристу в поле ниже и получите бесплатную консультацию.

Если у вас остались вопросы позвоните нам или задайте их нашему юристу в поле ниже и получите бесплатную консультацию.

Журнал регистрации исходящих документов

Мы уже не раз рассматривали в статьях виды и особенности исходящих писем.

Теперь настало время рассказать о том, как следует вести регистрацию исходящих документов.

В данной статье мы подробно рассмотрим, что представляет собой журнал регистрации исходящих документов, правила его заполнения и оформление.

Из данного материала вы узнаете:

  • правила составления журнала исходящих документов;
  • как заполнять журнал регистрации исходящих документов;
  • регистрация исходящих писем.

Правила составления журнала исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов в организации имеет не менее важную значимость, чем журнал регистрации входящих писем.

С их помощью осуществляется фиксация факта отправки документа и его реквизиты. Однако не все делопроизводители в своих организациях прибегают к регистрации исходящих писем.

Мы расскажем, почему нельзя игнорировать данную процедуру и как ввести в действие журнал регистрации.

Регистрация исходящих писем необходима не только для визуальной проверки факта отправки тех или иных документов, но и как доказательство их существования.

К сожалению, достаточно распространены случаи, когда до адресата не доходитписьмо, или оно теряется непосредственно в компании адресата.

В данном случае журнал исходящих писем (образе ниже) может служить доказательством того, что данные документы действительно были отправлены и вины автора в этом инциденте нет.

Более того, если с адресатом ведется переписка по какому-либо важному вопросу, очень важно фиксировать все письма (входящие и исходящие), для того, чтобы иметь возможность сохранить целостность переписки и оформить ее в одно дело.

Как правило, образец журнала регистрации входящих и исходящих документов оформляется в виде таблицы и имеет 5 столбцов. Далее мы рассмотрим, как правильно их заполнять.

Какие графы должны присутствовать

Журнал исходящих документов (образец представлен ниже) чаще всего состоит из 5 столбцов:

Журнал регистрации исходящих документов образец

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

  1. Регистрационный номер присваивается исходящим письмам начиная с №1 с началом нового календарного года. Также регистрационный номер может содержать индекс дела, в которое будет помещена его копия в компании-отправителе (согласно с номенклатурой дел).
  2. Датой письма считается дата его подписания. Ни в коем случае не стоит путать с датой составления. Оформляется дата в виде число/месяц/год.
  3. Столбец «Адресат» содержит наименование и название компании-адресата и фактический адрес, на который было отправлено письмо. Если письмо было адресовано конкретному сотруднику, то необходимо указать его фамилию и инициалы (в некоторых случаях указывается и должность).
  4. Краткое содержание содержит основные положении из отправленного письма. Если был отправлен пакет документов, то необходимо указать их перечень. Также в данном столбце может быть указан заголовок документа, свидетельствующий о его наименовании.
  5. В качестве исполнителя указывается сотрудник, составивший и подготовивший к отправке письмо.
  6. Зачастую многие делопроизводители используют дополнительные столбцы при ведении журнала регистрации исходящих документов. К примеру, в журнал может быть добавлена новая графа «Примечание», которая будет содержать необходимую информацию. В данном столбце можно указать дату отправки, способ отправки, количество листов в письме и т.д. Также вся эта информация может быть оформлена в отдельных столбцах под соответствующим названием.
  7. Также дополнительный столбец «Куда помещено» в журнале исходящих писем поможет разобраться в том, куда была помещена копия отправленного письма. Как правило, в данной графе указывается номер дела.

Как заполнять журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов не относится к документам строгой отчетности и не имеет законодательно закрепленной формы.

В связи с этим в качестве журнала можно использовать как купленный журнал, с готовыми формами, так и заполненную от руки тетрадь.

Как правило, для журнала используют альбомы и тетради формата А4.

  • Обложка журнала должна содержать наименование (журнал регистрации исходящих документов), дату создания, печать организации и номер, присвоенный согласно номенклатуре организации. Также на обложке довольно часто указывают должность, фамилию и инициалы сотрудника, ответственного за его заполнение.
  • Станицы журнала необходимо пронумеровать, при этом сшивать их и скреплять печатью нет необходимости. Нумерация необходима для того, чтобы убедиться в наличии всех листов.
  • Процедура заполнения журнала регистрации осуществляется только после подписания ответственным лицом письма. До тех пор, пока в письме отсутствует реквизит «Подпись» смысл в его регистрации отсутствует, так как оно еще может меняться и заново переписываться.
  • Необходимо понимать, что ежегодно необходимо заводить новый журнал для регистрации исходящих документов. Более того, журнал регистрации должен помещаться на архивное хранение на срок, установленный согласно типовым перечням.

Регистрация исходящих писем

Следует отметить, что регистрация исходящих писем может осуществляться различными способами, а не только с использованием журнала регистрации. Так, при большом объеме исходящих документов имеет смысл использовать для регистрации средства СЭД (системы электронного документооборота).

Заполнение журнала или картотеки исходящих писем в электронном виде позволит сэкономить значительную часть времени, которое бы было потрачено на оформление журнала в рукописном варианте.

При отсутствии в организации СЭД можно вести журнал регистрации с помощью таких программ, как Word или Excel.

Регистрация входящих и исходящих документов образец

Необходимо понимать, что журнал регистрации исходящих писем должен иметь такой же срок хранения, как и сами письма, зарегистрированные в нем.

Как правило, срок их хранения не превышает 3-5 лет, однако, существуют исключения.

Так, приказы по основной деятельности и кадровые документы имеют постоянный срок хранения, что подразумевает и наличие постоянного срока хранения у журнала регистрации.

Чтобы избежать путаницы и не хранить большое количество журналов в архиве, рекомендуем завести отдельный журнал регистрации для исходящих документов с постоянными сроками хранения.

В данном журнале будут регистрироваться только те документы, срок хранения которых является постоянным.

При этом необходимо сделать на журнале регистрации отметку, согласно которой будет понятно, для регистрации каких документов он предназначен.

Существует еще один способ ведения журналов регистрации исходящих писем. Его отличает наличие журналов регистрации для обособленных категорий документов.

К примеру, исходящие документы могут быть распределены по группам, согласно их наименованию (договоры, благодарственные письма, бухгалтерская документация и т.д.). Для каждой из этих групп может быть оформлен отдельный журнал регистрации.

Так, даже дальнейшее хранение документов по группам становится значительно удобнее, главное, не запутаться в изобилии журналов регистрации.

Журнал исходящих писем образец

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210878-qqq-17-m4-jurnal-registratsii-ishodyashchih-dokumentov

Если у вас остались вопросы позвоните нам или задайте их нашему юристу в поле ниже и получите бесплатную консультацию.

Если у вас остались вопросы позвоните нам или задайте их нашему юристу в поле ниже и получите бесплатную консультацию.

Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов — применяется для регистрации  документов, отправляемых корреспондентам из организации.

Вид основного раздела журнала:

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Документы нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер документа заносится в графу 1.  

Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. 

Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2013). 

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем.

Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3. 

Краткое содержание или Заголовок документа обычно указывается вначале текста исходящего документа.

К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять. Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ.

Заголовок или краткое содержание также пишется в журнале в графе 3. 

Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно. 

В графе 5 указывается количество листов в документе. Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15.

Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал.

На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом: Приложение: на 15 л. в 1 экз

В графе 6 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх. № документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров.  Например:

Директору ЗАО «Перспектива» И.А.Максимову – Исх.№ 165 / экз.1. • Заместителю директора ОАО НПО «Альтернатива» – Исх.№ 165 / экз.2.

• Директору ООО «Прогресс» И.И.Пионерскому – Исх.№ 165 / экз.3.

Исполнитель — сотрудник, ответственный за письмо. Он работал с контрагентом, писал письмо, подписывал его у директора. Как правило, он и приносит документ на регистрацию. В графу 7 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение исполнителя документа.

В графе 8 ставится отметка о способе отправки документа. Основные способы отправки: по почте, по электронной почте, факсом, телефонограммой, курьером. Письмо может также забрать представитель получателя — естественно, под роспись, что тоже нужно указать в графе «способ отправки». 

В графе 9 отмечаем дату, когда документ был фактичестки отправлен

Если есть возможность узнать входящий номер, который получило письмо у адресата, это нужно сделать и зафиксировать его в графе 10. 

В графе 11 можно указать дополнительную информацию, относящуюся к данному документу – отметка об исполнении, полученном ответе, о возврате недоставленного документа и пр. 

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал регистрации исходящих документов НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Источник: http://www.HR-OK.ru/e-store/office/5162/

Если у вас остались вопросы позвоните нам или задайте их нашему юристу в поле ниже и получите бесплатную консультацию.

Журнала регистрации исходящих документов: порядок ведения

Журнала регистрации исходящих документов: порядок ведения

В статье рассмотрен порядок ведения журнала регистрации исходящих документов. В законодательстве нет нормативно утвержденной формы данного акта. В связи с этим для удобства приведено несколько образцов журнала регистрации исходящих документов.

В законодательстве отсутствует нормативно утвержденный журнал регистрации исходящих документов. В связи с этим организации вправе утвердить локальным актом свою форму.

Для ориентира можно использовать ведомственные акты. Эти подзаконные акты устанавливают рекомендуемый образец журнала регистрации исходящих. Таким актом является, например, Приказ ФМС России от 08.11.2010 N 400 “По делопроизводству в системе ФМС России».

В каждой фирме свой журнал. Однако, как правило, в нем всегда есть такие графы:

  • дата документа — день, когда акт был утвержден и на нем поставил подпись руководитель организации или иное уполномоченное лицо;
  • наименование акта. Указывается название акта. Например, договор, претензия, письмо и т.д;
  • его номер;
  • адресат документа. Здесь необходимо указать, кому направляется акт;
  • краткое содержание акта. Данная графа является факультативной. В ней кратко описывается основная мысль документа. Это удобно для поиска акта;
  • исполнитель. В этой графе фиксируется сотрудник, которому передан акт на исполнение.

В конце статьи приводится журнал регистрации исходящих документов, образец которого можно скачать и использовать в практической деятельности.

Процесс регистрации акта в журнале представляет собой проставление номера и даты регистрации на оригинале документа. Это можно сделать только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.

Посмотрите видео по теме:

Виды журналов исходящих документов

Как правило, в организации различные виды исходящих актов регистрируются в разных журналах. Это особенно актуально для крупных фирм. Ведь им ежедневно приходится отправлять большое количество актов.

Отдельно можно завести журнал для кадровых бумаг, отправляемых почтой. В конце статьи вы сможете скачать журнал регистрации исходящих документов образец заполнения исходящей корреспонденции.

Данные акты целесообразно выделять в отдельную категорию, поскольку они хранятся в кадровой службе. Эти бумаги играют важную роль в доказательстве того, что работодатель не нарушал права своих работников.

Например, письмо сотруднику, в котором указано, что его должность будет сокращена свидетельствует об оповещении лица. Дата, указанная в журнале свидетельствует о том, что соблюден установленный законом срок предупреждения.

А исходящие договоры и претензии лучше регистрировать в другом журнале. Актов такого рода в коммерческой фирме обычно очень много. Поэтому чтобы они не путались с кадровыми документами лучше регистрировать их отдельно.

Журнал регистрации хозяйственных документов может служить доказательством в суде по гражданско-правовым спорам. Например, можно будет доказать, что контрагенту отправлялся корректировочный счет.

Однако есть определенные группы документов, которые не регистрируются ни в одном журнале. К ним относятся:

  • Поздравления.
  • Приглашения на мероприятия.
  • Прайс-листы.
  • Материалы с рекламным содержанием.
  • Коммерческие предложения.

Исключения составляют эти акты, если они содержат сопроводительную записку. В этом случае они подлежат регистрации по общим правилам.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Как правило, данный журнал ведет секретарь фирмы или делопроизводитель. Важно, чтобы все бумаги регистрировались своевременно. В связи с этим целесообразно, чтобы в фирме был свободный человек, ответственный за ведение журнала.

В не зависимости от должности данного сотрудника, его обязанность по регистрации исходящих актов должна быть прописана в его должностной инструкции. В противном случае есть риск, что лицо откажется выполнять эту функцию. Или потребует за это дополнительную оплату как за совмещение.

Также регистрация документов именно уполномоченным лицом важна для хозяйственной деятельности компании. Если официальные бумаги принял не уполномоченный на то сотрудник, иногда суды признают, что эти документы организация не получала.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Требование к форме и содержанию журнала регистрации исходящих документов

Во избежание риска привлечения к ответственности желательно, чтобы в организации был единый утвержденный журнал регистрации исходящих документов с образцом заполнения. Данный документ должны применять все структурные подразделения организации.

Разработку формы данного акта можно поручить кадровой или юридической службе. А утверждается он, как правило, приказом руководителя фирмы.

Сам журнал может иметь любую форму. Это может быть, как обычная тетрадь, так и специальный типографский документ. Как правило, его страницы прошиваются и пронумеровываются.

Нумерация в журнала текже может различаться. Обычно исходящим актам присваивают цифровые и (или) буквенные номера. Если документов не много, то можно применять сквозную нумерацию.

Часто номера связаны с годом или даже месяцем. Например, исходящий номер 23/2017 или 123/02/2017. Это позволяет идентифицировать номер с конкретной датой получения акта.

Иногда в зависимости от типа документа могут присваиваться различные номера. Например, претензии контрагента присваивается буквенное значение П. А судебной повестке буквенное обозначение С.

Можно предусмотреть разные обозначения в зависимости от отдела, которому адресован акт. Например, если исходящая корреспонденция предусмотрена для кадровой службы можно в конце номера прописать буквенный код К. А если договорному отделу — Д.

Стоит помнить, что логичная нумерация позволяет быстро найти нужный документ.

Прочитайте полезные статьи по теме:

В настоящее время очень распространен журнал регистрации исходящих документов в электронной форме. Электронный формат позволяет экономить силы и время сотрудников. С помощью электронной формы можно легче найти нужный акты.

Лучше вести такой документ в фомате Word и Excel. При этом распечатывать файл с заполненной формой и заверять его нет необходимости.

Хранить такой журнал можно на специальном электронном носителе. Однако делать бумажную копию целесообразно для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения.

В конце статьи журнал регистрации исходящих документов образец электронного формата можно скачать и использовать на практике.

Исправление ошибок в журнале регистрации исходящих документов образец заполнения

Никто не застрахован от ошибок и опечаток. Однако уже зарегистрированные акты не подлежат исправлению и переписке. В связи с этим при наличии ошибки нужно придерживаться следующего алгоритма:

  • В журнале регистрации исходящих документов в графе примечании сделать запись об аннулирвоании акта,
  • На самой бумаге также сделать нужно пометку о том, что он зарегистрирован ошибочным образом.

После истечения срока хранения (или если такой срок не установлен при ненужности акта) уничтожить бумагу в соответствии с установленными правилами.

Также в практической деятельности может возникнуть ситуация, когда одна бумага зарегистрирована в журнале (или разных журналах) дважды. Это может случиться как по невнимательности сотрудника, так и из-за направления бумаги дважды.

При двойной регистрации необходимо сделать соответствующую пометку с указанием номера исходного документа. Это существенно облегчит поиск нужного акта.

Таким образом, журнал регистрации играет важную роль для организаций. С помощью него можно доказать, что акты действительно отправлялись данной фирмой.

Учитывая, что нормативно утвержденная форма отсутствует каждая организация вправе разработать и с использовать свою форму.

При принятии формы журнала регистрации исходящих документов необходимо руководствоваться спецификой деятельности конкретной фирмы.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1088757-16-m8-shablon-jurnala-registratsii-ishodyashchih-dokumentov

Если у вас остались вопросы позвоните нам или задайте их нашему юристу в поле ниже и получите бесплатную консультацию.

Журнал регистрации документов образец

Журнал регистрации документов образец

В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, — солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы.

Для того, чтобы ни один документ не потерялся и каждый дошел до адресата, есть определенные правила регистрации всей корреспонденции организации, для чего и применяется журнал регистрации документов.

Чаще всего документы, подписанные руководителем, вносит в журнал секретарь-делопроизводитель, бухгалтерские документы, внутренние документы, договора, приказы по личному составу проходят регистрацию в том отделе\подразделении, где они подготовлены. Все они заносятся в специальный журнал регистрации. Конечно, очень удобно, когда на предприятии действует единая система электронного документооборота: в ней можно быстро найти нужный документ, кроме того, в ней могут работать сразу много пользователей из разных подразделений. Но возможно вести журнал регистрации и вручную, а также в ворде или экселе.

Одно из важных требований для правильного документооборота заключается в том, что документ вписывается в журнал можно только после подписания ответственным лицом.

Это делается для того, чтобы в учете не было «мертвых душ» — документов, которые зарегистрировали, но так и не подписали.

Еще отметим, что каждый год нумерация в журнале начинается заново.

Документы разных видов удобней регистрировать в разных категориях. Например, наиболее широко в журнале регистрации документов распространены следующие категории: деловые письма (исходящие и входящие), распоряжения, служебные записки, приказы.

Перед внесением документа в журнал регистрации на бланке нужно обязательно прописать номер, присвоенный при его регистрации, и дату.

Обратите внимание: даже если у письма несколько адресатов (например, в рамках одного подразделения), зарегистрировать его нужно только один раз.

У журналов регистрации документов нет установленных жестких форм. Но чаще всего используется примерно вид журнала.

Журнал регистрации исходящих документов содержит следующие графы:номер,дату,адресат,краткое содержание,исполнитель ,№ дела, где находится документ,отметка об исполнении.

Журнал регистрации входящих документов содержит следующие графы:номер,дата,корреспондент,исходящий номер,исходящая дата,краткое содержание,роспись в получении

Ряд компаний делят весь поток поступающих и отправляемых писем на несколько групп (например, письма от поставщиков, письма от покупателей, письма по конкретным филиалам и т.п.).

Источник: http://kdpconsulting.ru/obrazcy-dokumentov/2075-zhurnal-registracii-dokumentov-obrazec.html

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения об исходящих документах, отправляемых корреспондентам из организации.

Правила заполнения журнала регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции

Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения (оформления).

Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации.

Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1 (см. Приложение). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2012).

Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации.

Регистрация документа производится после его подписания или утверждения.

Регистрационный номер документа – это порядковый номер документа в пределах календарного года и заносится в графу 2 (см. Приложение). Например, исх. №165.

Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Регистрация документа осуществляется в день его подписания или утверждения.

Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов – отчетов, справок о выполнении поступивших поручений.

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем.

Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3 (см. Приложение).

Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация.

Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, куда был направлен документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).

Заголовок документа – краткое содержание документа, который указывается вначале текса исходящего документа.

К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять. Заголовок или краткое содержание пишется в журнале в графе 5 (см. Приложение).

Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ.

В графе 6 указывается количество листов в документе. Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15.

Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом: Приложение: на 15 л. в 1 экз. только в адрес.

Если не хватает в документе или в приложении какого- либо листа, уточняется у исполнителя и возвращается на доработку.

В графе 7 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх. № документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров.

Например:
Директору ООО «Ромашка» И.И.Иванову – 1 экз.
Директору ЗАО «Ритм» И.А.Петрову – 2 экз.
Заместителю директора ОАО НПО «КАМАЗ» – 3 экз.
На каждом документе ставится исходящий номер документа и соответствующий экземпляр.

В графе 8 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение исполнителя документа.

В графе журнала 9 примечание можно указать, например, каким образом направлен документ (Почтой России, срочной экспресс-почтой, курьером или нарочным и т.п.).

Можно отметить, если письмо направлялось заказным с уведомлением о вручении, когда было получено уведомление и число вручения корреспонденту.

Полученное уведомление о вручении письма адресату, необходимо отдать исполнителю документа, чтобы тот подшил его в дело к копии отправленного письма.

Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверт.

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направленные разными структурными подразделениями в один адрес, допускается вкладывать в один конверт.

Источник: http://naar.ru/blanks/jurnal_ishodyaschey_korrespondentsii/

Составления журнала регистрации входящей документации

Составления журнала регистрации входящей документации

На производстве вся поступающая документация должна «оприходоваться» согласно внутренним правилам делопроизводства. Сегодня существуют электронные формы учета, однако образец журнала регистрации в бумажном виде входящих документов применяется еще на многих предприятиях.

Существуют документы, которые подлежат обязательной регистрации, и те, для которых данное действие не требуется.

Секретарь сортирует входящую документацию согласно требованиям. Что регистрировать, установлено внутренними положениями предприятия.

Однако существует общепринятый перечень вносимых в журнал документов, среди них:

  • Личные письма сотрудников предприятия;
  • Анонимные бумаги;
  • Документы от прочих организаций без идентификации;
  • Коммерческие предложения, проспекты;
  • Пригласительные, помимо официальных;
  • Поздравительные открытки;
  • Корреспонденция;
  • Бухгалтерская документация, не имеющая сопровождения.

Также организация может вести раздельную регистрацию, тогда для корреспонденции предназначенной подразделениям там имеется свой образец журнала.

Правила регистрации входящих документов в журнале

Обрабатывать входящую почту необходимо с учетом правил:

  • Документ, имеющий отношение к работе предприятия и нуждающийся в ответе руководства следует учитывать согласно правилам делопроизводства;
  • Регистрация входящих документов происходит в день поступления;
  • Каждый документ учитывается единично, все его копии и повторные дубликаты регистрируются под одним номером с оригиналом;
  • Каждый номер должен быть уникальным – это своего рода идентификатор, благодаря которому можно отслеживать передвижение письма.

Структура и оформление журнала входящей документации

Унифицированной формы журнал не имеет, каждое предприятие располагает правом разрабатывать образец согласно необходимости.

Однако журнал регистрации входящих документов составляется следующим образом:

  • Регистрационный номер – состоящий из уникального сочетания букв и цифр, вносится в журнал и ставится на документе;
  • Дата вхождения;
  • Наименование отправителя;
  • Название входящего письма или краткое ясное описание;
  • Адресат – кому предназначена корреспонденция.
  • Если адресатов много необходимо посредством столбца отметить перемещение документа к конечному адресату.

Далее можно выделять графы по своему усмотрению и согласно внутренним потребностям организации.

Если фиксируется исходящая документация – указывается ФИО получателя и ответственное лицо за пересылку.

Основные требования к оформлению журнала заключены в следующем:

  • Вся входящая документация регистрируется в едином журнале;
  • Для ее регистрации назначают приказом директора ответственного сотрудника;
  • Нумерация выполняется в порядке поступления писем;
  • Ежегодно она начинается заново;
  • В остальном все выполняется по требованию производственных особенностей. Руководство само вправе выбирать, какая форма учета более приемлема для организации – электронная или бумажная, оба эти вида имеют законное основание.

Регистрировать посредством компьютера бумаги особенно просто, использовав таблицы в офисных программах Word, Excel. Такую книгу можно защитить от входа посторонних лиц паролем, сделав ее доступной только для уполномоченных лиц.

Бумажный образец журнала регистрации все-таки необходимо использовать для особо важных входящих документов, информация о которых подлежит длительному архивному хранению, этот вариант более предпочтительный в данном случае.

Образец оформления

Источник: http://rabotnika.ru/sostavleniya-zhurnala-registracii-vxodyashhej-dokumentacii/

Регистрация исходящих документов — Отличный секретарь

Регистрация исходящих документов - Отличный секретарь

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь.

Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. 

Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо.

Подготовка исходящего письма

Алгоритм работы над письмом, которое планируется отправить из организации, выглядит так:

  • исполнитель готовит проект письма,
  • если нужно, проводит процедуру согласования,
  • генеральный директор (или уполномоченный руководитель) подписывает проект,
  • письмо передается для регистрации секретарю или исполнитель делает это сам, если в организации действует система электронного документооборота,
  • письмо отправляется,
  • основной или визовый экземпляр письма помещается в дело.

Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект.

Какие письма не регистрируются:

— коммерческие предложения;

— рекламные материалы;

— прайс-листы,

— поздравления;

— приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается).

Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное.

То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены.

Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо.

Дата и номер письма

На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма:

_____________ № _______

Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами.

Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки:

Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!

Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер.

В этом случае все адресаты помещаются в реквизит «Адресат», а если их больше четырех, то в реквизит вписывается фраза «Согласно списку рассылки», и письмо (вместе со списком!) отправляется каждому получателю.

Скачать Журнал регистрации исходящих документов, .xls, 23,0 КБ

Скачать Образец заполнения журнала исходящих документов,

xls, 26,0 КБ

Регистрация исходящих документов: учетная форма

В учетную форму регистрации исходящих документов (журнал, книга) вносится следующая информация:

— номер письма

— дата регистрации

— адресат

— заголовок к тексту письма (тема)

— информация о приложении (количество листов и экземпляров, возможно наименования прилагаемых документов)

— информация об исполнителе: либо отдел, либо фамилия и инициалы работника

— метод отправки (почта, курьер, электронная почта, другое)

— примечание

Регистрация исходящих документов подразумевает заполнение всех этих граф учетной формы.

После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется.

Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время.

Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной. Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности.

Основной и визовый экземпляры письма

Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа.

Так, если планируется выслать письмо по факсу или по электронной почте, то очевидно, что независимо от количества адресатов будет достаточно и одного экземпляра, который после отправки или сканирования будет помещен в дело.

Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один – визовый – останется в организации.

В отличие от основного экземпляра письма, который будет выслан адресату, визовый распечатывается не на фирменном бланке, а на обычном листе бумаги.

Если проект письма проходил процедуру согласования, то все визы ставятся именно на этом экземпляре (если письмо готовится без визового варианта, то визы пишутся на оборотной стороне).

Визовый экземпляр исходящего письма – это не копия. Он имеет ровно такую же юридическую силу, как и основной экземпляр, помещенный на бланк. На нем идентичный текст, стоит «живая» подпись руководителя и заполненный от руки штамп исходящего.

Как уже говорилось, визовый экземпляр исходящего письма помещается в дело, то есть подшивается в папку, где хранится переписка по той конкретной теме или именно с тем контрагентом, которому оно адресовано. В папке (деле) письма располагаются по принципу «запрос-ответ» в хронологическом порядке.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1248

Вам будет интересно:

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть