8(800)350-83-64

Подробные рекомендации как написать докладную записку на сотрудника, образец документа и его последствия(2018г)

Содержание

Как написать докладную записку: бланк и образцы

Подробные рекомендации как написать докладную записку на сотрудника, образец документа и его последствия

Каждому работающему человеку, особенно служащему госучреждений, иногда приходится писать докладную записку. Ее часто воспринимают как донос, поэтому при составлении важно вооружиться конкретикой.

Как компетентно оформить документ, по каким признакам систематизируют докладные записки, и в каких случаях они уместны?

Форма и классификация

Докладная записка – документ, адресующийся руководству, содержащий суть проблемы, заключения и предложения. Ее пишут с намерением дать толчок вышестоящему начальству к решению той или иной проблемной ситуации, возникшей у сотрудника.

В зависимости от получателя, они есть внутренние и внешние.

Внутренняя — адресована главе ведомства или начальнику отделения, пишется на обыкновенном листе.

Документ, выходящий за пределы организации, направленный в высшую инстанцию (администрацию, Министерство) считается внешним, его оформляют на специальном бланке.

Классификация докладных по адресатуВнутренниеВнешниеКлассификация по содержаниюИнформационныеИнициативныеОтчетные
Указать название структурного отделения, адресата, название документа, текст и заголовок к нему, дату и подпись. Добавить наименование организации, место составления, индекс, подпись руководителя, имя и контакты исполнителя.
Систематически составляются в организации или на предприятии, извещают о способах и деталях выполнения заданий. Их цель – побуждение получателя (обычно руководство)  принять соответствующую резолюцию. Текст, кроме фактов,  содержит инициативу (рекомендации и предложения). Отчет о выполненной работе или ее этапе, информация о реализации указаний и распоряжений.

Как оформлять и правильно писать докладную записку

Составляют документ по следующему шаблону:

  • вверху (левый угол) указывают отдел, откуда поступает записка;
  • вверху (правый угол) должна быть указана должность, фамилия, инициалы адресата;
  • ниже посередине название документа;
  • под ним ставят дату и номер;
  • обязательно заголовок, начинающийся словами «О…», «Об…» или «Касательно…»;
  • текст (тело) документа, состоящий из введения, анализа и заключения. В первой части – изложение событий, побудивших к написанию записки. Во второй — разбор ситуации. Третья содержит заключения и рекомендации автора документа;
  • должность, подпись, фамилия, инициалы автора в одной строке.

Скачать бланк докладной запискиСкачать образец написания докладной на руководителя

Образец докладной на сотрудника

Чаще всего документ на имя руководителя пишет начальник подразделения, однако бывают случаи, когда между рядовыми сотрудниками возникает внештатная ситуация, требующая вмешательства вышестоящего начальства, — обида на рабочем месте, некорректное поведение.

Вот пример такого документа.

Транспортный отдел Исполнительному директору ООО «Альфа»Сорокиной Галине Игоревне

Источник: http://vesbiz.ru/dokumenty/zapiski/dokladnaya-zapiska-obrazets.html

Как написать докладную записку

Как написать докладную записку

Во многих компаниях сложные ситуации принято решать обычной беседой с руководством. Однако в некоторых случаях обращение к работодателю должно быть оформлено официально: в виде докладной.

У большинства сотрудников возникают сомнения в том, как написать докладную записку и стоит ли ее писать? У многих она вызывает негативные ассоциации с доносом.

Тем не менее, это важный инструмент внутренней коммуникации, позволяющий решить многие проблемы компании еще на уровне их зарождения.

Чтобы написать докладную записку правильно, нужно, прежде всего, иметь представление о месте данного документа в общем документообороте организации. Он относится к информационно-справочной документации и, несмотря на наличие общих черт с другими видами записок, имеет ряд характерных особенностей.

Докладная записка принадлежит группе информационных документов, направляемых подчиненными работниками вышестоящему руководству. В классификаторе управленческой документации ей присвоен код 0286041.

Это оформленное в соответствии с правилами делопроизводства обращение сотрудника к руководителю, которое обеспечивает связь административных объектов на вертикальном уровне, по принципу “снизу вверх”.

Должностное лицо может обращаться к непосредственному руководителю с целью обстоятельно информировать его о сложившейся ситуации, изложить собственные выводы и предложения и побудить вышестоящее лицо оперативно принять управленческое решение по данному вопросу. Кроме того написать должностную записку необходимо, если требуется ознакомить руководство с ходом выполнения какой-либо работы. Подобный отчет сообщает о реализации планов и выполнении поручений.

Скачайте документы по теме:

Цели написания докладной записки

Многие специалисты, особенно работающие на государственных предприятиях, считают докладные формальностью, отголоском бюрократии, отнимающим время и место.

Тем не менее, это распространенное мнение во многом ошибочно.

В некоторых случаях соблюдение подобных формальностей может защитить сотрудника от несправедливости со стороны работодателя, помочь подстраховаться от возможных неприятностей.

Как показывает практика, устные просьбы не всегда воспринимаются всерьез и быстро забываются. Официальное обращение подтверждает сам факт взаимоотношений.

Оно регистрируется как исходящий документ, поэтому менее вероятно, что оно потеряется.

Кроме того, такой подход свидетельствует о серьезности намерений работника, его ответственном отношении к работе.

Каждый член коллектива может написать докладную записку, преследуя следующие цели:

Справка

Аттестация работников образования в 2017 году будет добровольной и обязательной:

  1. Повышение собственной эффективности (подчиненному что-то мешает выполнять свою работу качественно, и он ищет пути решения проблемы);
  2. Разрешение проблемной ситуации (человеку известны факты, мешающие стабильной работе, но не касающиеся его лично);
  3. Снятие претензий (сотрудник информирует вышестоящих должностных лиц, чтобы снять с себя ответственность за проблемный вопрос);
  4. Мирное урегулирование споров (работник хочет защититься от необоснованных претензий, не допустить ущемления собственных прав, изложить собственную точку зрения, он предпринимает попытку урегулировать инцидент);
  5. Получение информации (специалист хочет получить сведения о непонятном или спорном вопросе из первых рук);
  6. Выражение несогласия (подчиненный не согласен с решением своего начальника и пытается внести предложения по улучшению ситуации);

Виды докладных

Каждый сотрудник может написать докладную записку по собственной инициативе. Вместе с тем, он обязан сделать это по соответствующему распоряжению руководства.

В практике делопроизводства принято классифицировать докладные записки по следующим основаниям:

Адресат обращения

  • Внутренние — направляются непосредственным руководителям составителя в порядке прямого подчинения или напрямую первому лицу компании, ее директору.
  • Внешние — адресуются лицам за пределами учреждения: руководству вышестоящих органов или головных филиалов.

и назначение

Информационные

Составляются систематически с целью известить о деталях выполнения задания и способах проведения работ.

Инициативные

Содержат просьбу о принятии административного решения касаемо проблемной ситуации, рекомендации и предложения составителя. Побуждают к вынесению резолюции.

Отчетные

Информируют о результатах работ в конкретный период, выполнении поручений, реализации указаний.

Как написать докладную записку? Образец содержания разных видов обращений.
Информационная Краткое содержание: О завершении первого этапа отбора претендентов на должность главного технолога.В рамках проведения профессионального конкурса среди кандидатов на должность главного технолога прошел первых отборочный тур, в котором принимали участие 8 специалистов. Испытание успешно завершили 4 человека. Второй этап профессионального отбора в форме деловой игры состоится 19 июня 2017 года.
Инициативная Краткое содержание:  Об увеличении штатаВ связи со значительным ростом объема продаж рекламных площадей и возникшими затруднениями с оперативной обработкой заказов, прошу рассмотреть вопрос о расширении отдела на одну штатную единицу менеджера по продажам
Отчетная Краткое содержание:  О завершении тестированияИнформирую о том, что запланированное на 22.05.2017 тестирование опытного образца радара в условиях пониженных температур прошло успешно. Запрошенный отчет технологического отдела прилагается.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210927-qqq-17-m5-kak-napisat-dokladnuyu-zapisku

Докладная записка о хамском поведении сотрудника — образец

Докладная записка о хамском поведении сотрудника является документом информационного характера, который пишется на имя вышестоящего руководства и свидетельствует о ненадлежащем поведении сотрудника. Как составить такую бумагу, узнаете из нашей статьи. 

Докладная записка о хамском поведении сотрудника

Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка о хамском поведении сотрудника

Скачать форму докладной записки

Модель подчинения одного лица другому (руководитель и остальные сотрудники) в рабочей обстановке, как правило, ни у кого не вызывает нареканий. Однако иногда руководитель начинает вести себя по-хамски и может позволить язвительные замечания в адрес сотрудника — а это уже случай, на который следует обратить пристальное внимание и принять соответствующие меры. Также зачастую «агрессорами» могут стать и коллеги, т. е. сотрудники, которые занимают равнозначную должность. Что делать в этом случае гражданину, подвергшемуся нападкам?

В рамках рабочего процесса — написать докладную записку на имя руководителя, который выше инициатора бумаги по должности. В документе необходимо отразить не только личность лица, которое ведет себя по-хамски, но и указать обстоятельства, при которых это было сделано.

Записку необходимо подавать официально, через секретаря или иное лицо, которое ее зарегистрирует. На данную бумагу обязательно должен быть ответ адресата.

ДЛЯ СПРАВКИ! ГК РФ предусматривает возможность защиты чести и достоинства оскорбленного, если обидчик не сможет доказать свои слова. Заявитель в этом случае вправе обратиться в суд и потребовать извинений со стороны грубияна или возмещения морального вреда.

Образец докладной записки на сотрудника

Обязательными реквизитами документа являются:

  • наименование адресата с указанием конкретной должности, подразделения и Ф. И. О.;
  • дата и исходящий номер бумаги (документ может быть зарегистрирован как внутренняя почта организации);
  • текст записки;
  • дата составления;
  • подпись заявителя и ее расшифровка с указанием должности и подразделения.

Основное правило при написании докладной записки: нужно как можно подробнее изложить обстоятельства дела.

Ведь помимо обзывания должностное лицо может допустить и сокращение/увеличение рабочего дня подчиненных, ввести запрет на обед или отлучение с рабочего места и т. д.

Желательно изложить в докладной записке все обстоятельства, которые вы считаете заслуживающими внимания вышестоящего руководства, чтобы оно узнало обо всех острых углах во взаимодействии коллектива и сотрудника.

Например, это может выглядеть следующим образом:

«Старший менеджер М.

своими действиями вносит разлад в работу коллектива, позволяя себе недопустимую форму общения с сотрудниками, которая выражается в унижении достоинств человека.

Довольно часто из ее уст слышатся бранные слова, обращенные к конкретному лицу. Считаю такое поведение хамским и прошу принять меры по недопущению такого впредь…»

Не следует забывать при составлении записки о таких важных составляющих рабочего процесса, как соблюдение субординации и правил делового этикета. Так, не стоит в тексте записки использовать фразы вроде «вы можете наложить на А.

штраф за его хамское поведение» или «рекомендую В. уволить».

Рассмотрение вопроса, изложенного в документе, и принятие в дальнейшем каких-либо мер осуществляется адресатом письма, подобные же приписки только создадут негативное впечатление о заявителе.

Источник: http://nsovetnik.ru/dokladnaya/dokladnaya_zapiska_o_hamskom_povedenii_sotrudnika_obrazec/

Докладная записка — составляем согласно требованиям

Документооборот любого предприятия представляет собой совокупность бумаг разного характера, систематизированных определенным образом. Одним из документов является докладная записка.

Общая характеристика и назначение документа

Для начала следует отметить, что докладная записка – это деловая бумага, которая носит информативный и одновременно рекомендательный характер.

Она предназначена для предоставления руководителю предприятия или непосредственному начальнику.

Этот документ может быть составлен любым сотрудником компании по двум причинам:

  1. По инициативе самого работника.
  2. По заданию руководства.

В любом случае такая бумага содержит в себе подробную информацию относительно конкретного, отдельно взятого вопроса. По сути, это – мнение сотрудника, высказанное в письменной форме.

Бывают случаи, когда для принятия решения руководителю необходимо знать соображения своих подчиненных относительно обстоятельств какого-либо дела.

Тогда работник обязан составить аргументированный ответ, а в заключение добавить свое личное мнение в виде конкретных предложений и рекомендаций. Соответственно, такая записка становится уже частным мнением конкретного человека.

Не стоит путать

Принимаясь за составление того или иного документа, необходимо точно знать, что конкретно требуется предоставить. Некоторые виды деловой переписки очень схожи друг с другом, и их можно легко перепутать.

К примеру, деловые записки бывают трех видов: служебные, докладные и объяснительные. В то же время между ними есть три существенных отличия, которые не позволяют знающему человеку совершить эту ошибку.

Эти документы различаются:

1. По адресату, то есть по тому, для кого они предназначены. В отличие от служебной, объяснительная записка пишется на имя непосредственного руководителя, а докладная, вдобавок, может быть составлена прямо на директора предприятия.

2. По теме и смысловой нагрузке излагаемой информации. Тема объяснительной понятна непосредственно из названия. Служебная является частью деловой переписки между структурными подразделениями компании. Тема докладной может быть различной:

3. Если служебная и объяснительная служат для использования внутри предприятия, то докладная записка может быть как внутреннего, так и внешнего характера. В первом случае она предназначена для директора компании, а во втором – для вышестоящей инстанции.

Когда составляется документ

Докладная записка – это вынужденная мера. Она составляется тогда, когда сложившаяся ситуация выходит из-под контроля и грозит предприятию серьезными неприятностями. Иными словами, положение дел должно быть критическим.

В этот момент сотрудник доводит информацию до сведения руководства и подробно излагает известные ему факты. Это может быть угроза выполнению плана или получению ожидаемой прибыли.

Документ направлен на то, чтобы привлечь внимание руководителей к возникшей проблеме и попытаться исправить создавшееся положение. Каждый специалист по-своему представляет разрешение ситуации.

В докладной он подробно описывает свой вариант и излагает собственные соображения на этот счет. Для удобства восприятия информации этот документ составляется в совершенно свободной форме.

Такой стиль позволяет абсолютно любому работнику изложить свою точку зрения по конкретному, отдельно взятому вопросу, не опасаясь быть непонятым остальными.

Причины составления документа

Существует ряд причин, из-за которых может быть составлена докладная записка. Образец или уникальный шаблон для всех возможных случаев составить, конечно, можно. Но любой конкретно взятый повод требует индивидуальной манеры изложения. Причины могут быть самые различные:

  • опоздание на работу;
  • прогул;
  • невыполнение обязательств;
  • конфликт между сотрудниками;
  • изложение результатов проведенной проверки;
  • доведение до сведения информации о допущенной ошибке;
  • угроза срыва выполнения планового задания;
  • информация о недопустимом поведении работника.

Причин много и каждая из них требует индивидуального подхода и конкретного разбирательства.

Получив информацию из первых рук, начальник должен ее всесторонне исследовать и принять компетентное решение.

Часто возникает необходимость получить дополнительно информацию и от других участников проблемы. Они вынуждены будут представить руководству свои разъяснения относительно поставленного вопроса.

Если кто-то что-то нарушил

Нарушения в условиях производства – не редкость. Без них рабочий процесс и общение между людьми невозможны. Чаще всего встречается докладная записка о нарушении трудовой дисциплины.

Поведение сотрудника на рабочем месте всегда неоднозначно. Любое отклонение от общепринятой нормы обычно воспринимается как нарушение и влечет за собой соответствующее наказание.

Наложить взыскание имеет право только руководитель предприятия, поэтому остальные сотрудники, включая непосредственного руководителя, могут только информировать его о случившемся и предложить свой вариант воздействия на нерадивого коллегу. Алгоритм составления такой докладной выглядит следующим образом.

  1. Наименование службы или подразделения. Указывается в левой верхней части листа.
  2. Адресат (руководитель компании). Указывается справа вверху.
  3. Наименование документа. Пишется чуть ниже большими буквами с красной строки.
  4. Номер документа.
  5. Место составления.
  6. Заголовок.
  7. Текст документа: Ф.И.О. и должность нарушителя, дата нарушения, вид нарушения, причина случившегося, предложение о взыскании.
  8. Должность, Ф.И.О. и подпись сотрудника, составившего документ.

Если провинился коллега

Докладная записка на работника может быть составлена непосредственным руководителем или коллегой. Чаще причины ее составления носят негативный характер: нарушение, проступок, недостойное поведение.

В этом случае записка направлена на то, чтобы констатировать факт случившегося и пресечь повторение подобного в дальнейшем. Получив такой документ, руководитель должен разобраться в ситуации и принять решение.

В данном случае от него зависит, будет ли наложено на работника какое-либо взыскание или нет.Если негативный случай произошел впервые, то можно ограничиться предупреждением и назидательной беседой.

Если же нарушение перешло в систему, то последует наказание в соответствии с трудовым законодательством. Руководитель обязан наложить визу, в которой будет зафиксировано принятое решение. Докладные могут составляться на работников и по другим поводам.

К примеру, руководитель подразделения имеет право составить записку на имя директора о поощрении подчиненного за добросовестную работу или хорошо выполненное задание. Принцип составления – тот же, только текст носит положительный характер.

Трудно ли написать докладную?

Составить докладную записку не сложно. Образец написания в случае необходимости всегда можно взять у секретаря. Через его руки проходит много подобных документов. Главное состоит в том, чтобы ясно изложить суть происшедшего.

Прочитав такой документ, руководитель должен иметь четкое представление о том, что хотел сказать составитель этого «послания». Факты должны быть описаны в хронологической последовательности, шаг за шагом, чтобы в целом вырисовывалась яркая и понятная картина.

Необходимо также помнить, что для внутреннего использования докладная обычно составляется на обычном листке формата А4 (или же А5). Если же информация предоставляется в вышестоящую организацию, то текст должен быть напечатан на фирменном бланке предприятия.

Такой документ в обязательном порядке необходимо дать на подпись руководителю. В итоге он будет подписан двумя представителями от предприятия: первый – составитель, второй – директор. Информация может быть подтверждена дополнительными сведениями.

Они обычно предоставляются вместе с основным документом в виде пронумерованных приложений.

Чтобы сделать все правильно

Для того чтобы информация была услышана, необходимо знать, как написать докладную записку. Такой документ обычно состоит из трех основных частей.

  1. Причина, послужившая поводом для написания такой записки. Здесь необходимо четко обрисовать ситуацию и перечислить все известные факты.
  2. Мнение составителя по поводу происходящего. Нужно всесторонне проанализировать ситуацию и предложить свое решение создавшейся проблемы.
  3. Обобщающий вывод и конкретные шаги.

Информацию необходимо по возможности излагать коротко и ясно, чтобы при чтении адресат не потерял мысль. В противном случае изложенные факты могут быть неверно истолкованы, и принятое решение не принесет желаемых результатов.

В тексте не стоит высказывать свои домыслы или искажать действительность. Такой прием противоречит правилам.

Если возникнет такая необходимость, то адресат сам поинтересуется мнением составителя, чтобы разобраться в случившемся и принять окончательное решение.

Последовательность действий

На примере можно рассмотреть конкретный случай неисполнения служебных обязанностей. Докладная записка на сотрудника составляется непосредственным начальником для предоставления руководству предприятия.

Для начала работнику дается время для исправления своих просчетов. В противном случае руководитель соответствующей службы в присутствии 3 свидетелей составляет акт о том, что данный работник не выполнил задание в предложенные сроки.

Нарушитель должен после этого написать объяснение по всей форме с указанием причин.

Сотрудник может этого и не делать. В таком случае он теряет последнюю возможность своей защиты. Объяснительная записка передается руководителю для ознакомления. Свое окончательное решение он выражает в виде резолюции.

Информация поступает в отдел кадров для составления приказа о взыскании. Степень наказания определяется в соответствии с законодательством.

Если проступок оказался довольно серьезным, и вдобавок неоднократным, то результатом может оказаться увольнение с работы по соответствующей статье.

Источник: http://.ru/article/139148/dokladnaya-zapiska---sostavlyaem-soglasno-trebovaniyam

Докладная записка о хамском поведении сотрудника (образец)

Докладная записка о хамском поведении сотрудника — внутрикорпоративный документ, используемый в целях оперативного информирования руководства фирмы о недопустимых действиях работников. Рассмотрим ключевые нюансы его составления.

Для чего составляется докладная на сотрудника, допустившего хамское поведение

Структура докладной на работника

Где ознакомиться с образцом докладной записки на сотрудника

Итоги

Для чего составляется докладная на сотрудника, допустившего хамское поведение

Любая докладная записка — это документ информационного характера. Она составляется для своевременного информирования руководства компании либо сотрудников, уполномоченных принимать кадровые решения, о событиях, влияющих на качество и устойчивость системы менеджмента на предприятии.

Хамское поведение сотрудника по отношению к коллегам, клиентам, партнерам или кредиторам относится к таким событиям и деструктивно сказывается на качестве и устойчивости системы корпоративного менеджмента. Страдает имидж компании, дестабилизируется психологическая обстановка в коллективе.

Таким образом, руководство фирмы должно быть оперативно проинформировано о том, что тот или иной сотрудник повел себя по-хамски, чтобы принять в отношении него кадровое решение. Докладные записки — один из самых доступных внутрикорпоративных инструментов для фиксации подобных событий.

Структура докладной на работника

Докладная записка о хамском поведении работника, как и любая другая докладная записка, должна включать в себя:

  • сведения о составителе документа;
  • сведения о получателе документа, сотруднике, которому он адресован;
  • описание сути дисциплинарного проступка сотрудника;
  • рекомендации составителя докладной записки руководству относительно последующих кадровых решений.

В докладной записке должна быть проставлена дата формирования документа, а также подпись составителя.

Где ознакомиться с образцом докладной записки на сотрудника

Скачать образец докладной записки на сотрудника, допустившего хамское поведение, вы можете на нашем портале.

Скачать докладную записку на сотрудника

Итоги

Хамское поведение — недопустимый элемент взаимоотношений сотрудника с коллегами, клиентами, партнерами фирмы. Своевременное информирование руководства компании о подобных инцидентах — значимый фактор для обеспечения стабильности внутрикорпоративной системы управления.

Ознакомиться с иными важнейшими аспектами кадрового менеджмента в российских компаниях вы можете в статьях:

Источник: http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/dokladnaya_zapiska_o_hamskom_povedenii_sotrudnika_obrazec/

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте: как правильно составить

Если работник в течение длительного периода времени не находится на своем месте, это считается дисциплинарным проступком.

Обычно, за это администрация может применить наказание – увольнение работника за прогул.

Но перед этим очень важно правильно задокументировать такое отсутствие, и первым шагом составляется докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.

Обязательно ли составлять докладную записку об отсутствии сотрудника

Докладная записка на сотрудника — это документ, который оформляется на провинившегося работника с целью донесения до руководства сведений о его дисциплинарном поступке.

Вместе с этим бланком ответственные лица также  составляют акт об отсутствии работника на рабочем месте, который точно фиксирует время отсутствия, предпринятые меры для установления нахождения сотрудника и другие сведения.

После того, как оба этих документа передаются руководителю, он может изучить обстоятельства произошедшего, и вынести решение о досрочном прекращении трудового договора с сотрудником в связи с прогулом.

Но такой шаг требует полного и аккуратного оформления всех подтверждающих документов, поэтому докладную лучше всего составлять не «задним числом», а сразу в момент обнаружения этого нарушения.

Предварительно необходимо удостовериться, что это не вынужденный прогул,например, из-за болезни.

Поэтому предварительно нужно попытаться связаться с работником и выяснить причину неявки.

И если установить связь не удалось, либо работник не может достоверно объяснить причину, приступать к процедуре увольнения за прогул.

Закон не содержит обязательного требования по составлению докладной записки.

В данной ситуации она является лишь еще одним документом, подтверждающим прогул, а также доносит сведения до руководства.

Если компания небольшая, то ее можно и не составлять, поскольку директор обычно имеет возможность видеть и контролировать трудовую деятельность каждого своего подчиненного.

С другой стороны, оформление желательно в случае, когда работник не находится на своем месте уже более четырех часов, и у администрации есть желание уволить его за нарушение трудовой дисциплины.

В докладную можно включить не только информацию о проступке, который совершил работник, но также и порекомендовать руководству степень его наказания.

Это имеет значение в больших компаниях, когда администрация может и не знать всех сотрудников в лицо, или непосредственный начальник хочет смягчить для него наказание.

В этой ситуации записка поможет правильно оценить обстановку и выбрать адекватное наказание.

Внимание! Информация о возможном наказании должна иметь исключительно рекомендательный характер, поскольку окончательное решение об увольнении лежит на руководителе, и он может принимать решение не учитывая мнения подчиненных.

Важность составления записки повышается, если помимо дисциплинарной ответственности руководство хочет привлечь работника еще и к материальной. Докладная будет входить в пакет подтверждающих документов, и может содержать все необходимые сведения.

Важно! Докладная – это информационный документ, а потому ее составления мало для правильного обоснования увольнения из-за прогула. Главным бланком, который будет фиксировать неявку работника, является акт об отсутствии работника на рабочем месте.

Кто должен составить докладную

Закон не определяет, какой именно работник наделяется правом на составления докладной о прогуле другого. Теоретически, это может сделать любой. На практике же необходимо соблюдать принцип субординации.

В связи с этим, обычно докладные записки составляет непосредственный руководитель прогульщика. Он лучше всего знает своих подчиненных, и именно он должен, в первую очередь, пытаться выяснить, почему один из сотрудников не появился на работе.

Если руководитель бездействует, то составить записку может любой другой работник.

Например, отсутствие нарушителя сказалось на работоспособности другого отдела (не вышел наладчик, и из-за этого остановилась работа цеха или станка).

В этой ситуации с докладной к руководителю может обратиться «пострадавшая» сторона.

Если предприятие небольшие, и разделения на отделы в нем нет, то составлять докладную может кадровик, либо специалист, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени — ведь он по характеру своих обязанностей должен фиксировать появление или неявку каждого работника в оформляемых документах.

Образец докладной записки

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте образец скачать в формате Word.

Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Такой документ обычно оформляется в произвольном виде, но с соблюдением правил составления делового письма. В ней обязательно должен присутствовать ряд реквизитов. Докладная может заполняться и распечатываться на компьютере, либо быть написана ручкой на листе бумаги.

Сверху листа в правой части записываются название должности директора, либо лица, кому направляется докладная, название фирмы, полные Ф.И.О. Все сведения записываются в дательном падеже.

Дальше посередине листа проставляется название документа. Рядом можно предусмотреть графу для проведения регистрации — входящий номер и дата получения.

В следующей строке под заголовком можно кратко отразить содержание докладной, к примеру «О неявке на работу Иванова С. А.».

После этого повествовательно нужно рассказать о произошедшем событии. Сюда должны быть включены дата и время, когда обнаружилось, что работник не появился на своем месте, общая продолжительность отсутствия, название подразделения, в котором он работал, личные данные.

Далее нужно описать меры, которые составитель докладной предпринял, чтобы выяснить текущее место пребывания работника. К примеру, здесь можно написать, что производились звонки на сотовый телефон, городской телефон, отправлялись письма на e-mail и т. д.

Далее нужно описать, какие результаты были достигнуты, получилось ли выяснить причины отсутствия на работе. Здесь также можно описать, смог ли работник объясниться или отказался, если ли у него подтверждающие документы и т. д.

Если попытки связаться ни к чему не привели, это тоже нужно отразить в докладной. Далее можно описать — был ли причинен предприятию какой-либо ущерб из-за его отсутствия на рабочем месте. При положительном ответе можно указать степень этого ущерба.

Далее составитель докладной может посоветовать, какие именно меры следует применить к нарушителю. Это может быть как выговор, так и увольнение.

Желательно обосновать, по какой причине рекомендуется сделать именно это.

В этом же пункте можно указать сведения о том, привлекался ли данный работник к дисциплинарным наказаниям ранее.

На этом оформление документа завершено. Нужно отступить немного вниз, поставить свою подпись и дату составления.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/dokladnaya-zapiska-ob-otsutstvii-rabotnika.html

Как правильно пишется докладная записка на сотрудника: образец и нюансы составления

В организациях для обеспечения дисциплины сотрудников и повышения производительности труда принято излагать имеющие отношение к рабочим процессам факты, предложения, жалобы в письменном виде.

Одним из наиболее распространенных документов является докладная записка на сотрудника. О том, зачем и как писать данный документ, и пойдет речь в нашей статье.

Что это за документ, цели его написания и виды

Докладная записка представляет собой письменный документ, составленный в установленной форме, излагающий факты или информацию по конкретному вопросу. Целью его написания является побуждение руководителя или вышестоящего по должности лица принять решение по изложенному вопросу.

Записка бывает нескольких видов. В зависимости от содержания она может быть:

  • информативного характера;
  • инициативного характера;
  • отчетного характера.

Информативный характер выражается в изложении фактов касаемых, например, завершения поручения, поставленных задач, работ или о ходе их осуществления конкретным сотрудником или рабочей группой.

Инициативный характер выражается в изложении автором предложений или рекомендаций в отношении работника и его трудовой деятельности.

В основном, это сообщение о нарушении дисциплины конкретным лицом: о хамском поведении, опоздании, нахождении на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения и т. д.

Отчетная докладная своей целью имеет донесение до начальника сведений об окончании выполнения поручения конкретным лицом или рабочей группой.

Служебная записка также может быть двух видов в зависимости от предполагаемых последствий за совершение или не совершение действий, касаемых дисциплины или трудовых обязанностей конкретного человека:

  • с вынесением предложения на поощрение;
  • с вынесение предложения о взыскании (дисциплинарном или материальном).

В зависимости от того, кому она адресуется, она может быть внутренней (в пределах организации или структурного подразделения) или внешней (за пределы предприятия, в вышестоящую структуру). Инициатором написания могут быть как сами работники любой из структур компании, так и ее руководитель.

Особенность документа в том, что он направляется строго в порядке прямого подчинения от нижестоящего должностного лица к вышестоящему.

Основания

Основаниями для составления документа могут послужить следующие факты:

  • ухудшение производственных процессов по вине сотрудника или группы лиц;
  • улучшение производственных процессов благодаря особой работе и достижениям работника или группы лиц;
  • поддержание контакта между руководителем предприятия и ответственными за выполнение конкретного поручения лицами;
  • изложение точки зрения при возникновении разногласий между сотрудниками по вопросам, касаемых непосредственно рабочего процесса;
  • выражение несогласия с решением, принятым вышестоящим лицом в структурном подразделении или непосредственно в организации.

Форма и структура документа

Докладная записка – это официальный документ, излагаемый на бумаге формата А4 или на бланке в зависимости от ее вида.

В полном варианте она должна состоять из следующих частей: причины и события ее написания, анализ ситуации, выводы и предложения решения возникшей проблемы.

В некоторых случаях вторая часть может отсутствовать: в таком случае сразу за изложением фактов или событием следуют конкретные предложения по принятию мер в сложившихся обстоятельствах.

С юридической точки оформления записка должна содержать определенные реквизиты. В случае, если она внутренняя, это:

  • наименование структурного подразделения, в котором работает инициатор докладной;
  • наименование документа;
  • дата написания;
  • адресат с указанием должности и ФИО;
  • непосредственно текст с заголовком;
  • подпись и полная расшифровка подписи.

В случае, если она внешняя, к реквизитам добавляются:

  • наименование организации, в которую она направляется;
  • исходящий регистрационный номер;
  • город составления и место составления (организация и структура).

Заголовок в докладной обязателен. Из него должно быть понятно, о чем пойдет речь. Так, это может быть:

  • «О невыходе на работу»;
  • «Об опоздании»;
  • «О хамстве на рабочем месте»;
  • «О ходе проведения работ»;
  • «О повышении производительности труда»;
  • «О премировании» и т. д.

Внутренняя записка может быть оформлена в более свободной форме. Внешняя же должна быть оформлена на бланке установленного образца.

Здесь вы можете скачать пример написания записки за оскорбление работника

Если документ составляется рядовым сотрудником структурного подразделения, то перед поступлением на рассмотрение непосредственно к руководителю предприятия ее визирует (подписывает) начальник этого структурного подразделения или отдела. Если он предназначен непосредственно начальнику структурного подразделения или отдела, то подпись ставит ее составитель.

Докладная оформляется, как правило, машинописным способом. Однако внутренняя записка может быть написана от руки с соблюдением установленных норм и требований.

Если она не помещается на одном листе, то каждый последующий лист нумеруется согласно существующим правилам нумерации: в верхней правой части арабскими цифрами. Если она имеет приложения, они перечисляются согласно правилам оформления деловой документации с приложением копий.

Виды и формы записок одинаковы для предприятий и организаций любых форм собственности, государственных или частных, и любых видов деятельности.

Документ, составленный с нарушениями, не имеет юридической силы и не является основанием для принятия руководителем предприятия или начальником структурного подразделения мер для решения изложенной проблемы или вопроса.

Источник: http://ZnayDelo.ru/document/dokladnaya-zapiska-na-sotrudnika.html

Как написать докладную записку

Как написать докладную записку

В докладных записках, которые используются во внутреннем документообороте организаций, отображаются результаты деятельности отдельных сотрудников или подразделений.

Такой документ может быть составлен по требованию руководства для отчетности, но в ряде случаев докладная записка составляется инициатором, в роли которого могут выступать руководители подразделений или сами работники.

Цели и применение докладной записки

В зависимости от целей и задач докладная записка может быть информационной, отчетной или инициативной. Последний вид встречается чаще остальных, и среди таких записок преобладают жалобы на сотрудников, связанные с нарушением дисциплины, нарушением техники безопасности и рабочего графика.

В этом случае докладная записка составляется непосредственным начальником такого работника и помимо доведения до сведения вышестоящего руководства такого факта может содержать требование применить соответствующее наказание.

Образец докладной записки отчетного характера используется при необходимости уведомить руководство о выполнении определенных приказов или поручений, а также для отчетов по проделанной работе с указанием их текущего статуса, если они еще не завершены. В большинстве случаев такие документы являются формальными бумагами, которые запрашивает руководство для соблюдения общей отчетности.

В отличии от отчетной информационная докладная не составляется в обязательном порядке, при этом строгого и точного отчета  в таком документе от составителя не требуется.

Для общения между отделами организации в информационных целях применяется служебная записка. Например, если необходимо донести информацию директору, о том, что следует провести обслуживание оборудование, в результате выхода его из строя.

как писать докладную В силу того, что документ такого характера считается официальной бумагой, при его составлении необходимо придерживаться официально-делового стиля и соблюдать основные требования:

  1. Для докладной записки можно использовать как фирменный бланк организации, так и использовать стандартный чисты лист формата А4.
  2. В верхней части документа указываются реквизиты организации.
  3. Далее составитель пишет свою должность, фамилию и инициалы в родительном падеже (например – «от мастера участка Федосеева Н.Н.).
  4. Обязательно пишется заглавие «Докладная записка» без кавычек.
  5. В основной части документа располагается текст записки, после которого ставится подпись составителя и ее расшифровка, а также полная дата составления документа: без нее документ будет не действительным.

Такой пример докладной записки подходит как для внутреннего использования в пределах одной организации, так и для отправки за ее пределы в случае взаимодействия с другими компаниями.

Нюансы составления докладной

Смысл и цели такого документа достаточно прозрачны, но иногда при его составлении люди допускают ряд ошибок, касающихся основного текста.

Например, докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – это официальный служебный документ, который может рассматриваться не только в пределах организации, но и представителями других структур.

Соответственно, в такой бумаге нет места эмоциональным высказываниям, личным претензиям и развернутым красочным описаниям. Документ должен быть выдержан в деловом стиле и содержать саму суть обращения и указание мер, которые составитель считает необходимыми для выполнения адресатом.

Докладная записка часто служит «отправной точкой» при внутренних расследованиях, которые касаются дисциплинарных нарушений сотрудников.

Например, если непосредственный руководитель сотрудника застал его на работе в нетрезвом виде – вина за возможные последствия работы человека в таком состоянии ляжет не только на самого нарушителя, но и на начальника.

Если желание начальника наказать сотрудника за данное нарушение возникнет спустя несколько дней или хотя бы на следующее утро – «следов преступления» уже просто не будет, и доказать факт пребывания сотрудника на рабочем месте в пьяном виде не получится. Для этого необходимо составить такой документ по факту, указав дату и точное время события.

Важно отметить, что докладная записка сама по себе в таких случаях не может являться доказательством нарушения дисциплины.

Для этого к документу необходимо приложить соответствующие дополнительные бумаги, на пример – акт о появлении работника в пьяном состоянии, который должен быть подписан двумя свидетелями. В самой записке таких подписей быть не должно.

Стандартный образец докладной должен быть на каждом предприятии: это избавит сотрудников от необходимости придумывать что-то свое и при этом допускать ошибки в оформлении. Конечно, такой образец не может быть универсальным для каждого случая, но общие правила оформления в данном случае будут понятны.

И последнее: докладная записка может отклоняться, на нее может быть составлен ответ, не устраивающий составителя, такой документ даже может игнорироваться в течение определенного времени.

Все эти вопросы решаются внутри организации, но для того, чтобы документ можно было рассматривать вне организации (например – в судебных процессах), он обязательно должен быть завизирован получателем, который таким образом подтверждает, что с документом он ознакомлен.

Образец докладной записки

Скачать шаблон докладной в формате Word.

Пример докладной о невыходе сотрудника на работу.

Образец докладной записки об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Скачать пример докладной о невыполнении сотрудником его служебных обязанностей. 

Источник: http://infportal.ru/doc/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku.html

Вам будет интересно:

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть