8(800)350-83-64

Как оформлять внешнюю докладную записку: образец и примеры грамотных формулировок(2018г)

Образец докладной записки “довожу до вашего сведения”

Докладная записка «Довожу до вашего сведения» существенно отличается от служебной записки. В каких случаях работник должен написать именно докладную записку и как ее правильно оформить? Разберем эти вопросы в статье на примере образца докладной записки «Довожу до вашего сведения».

Из этой статьи вы узнаете:

Понятие и цели докладной записки: довожу до Вашего сведения

Докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, например, непосредственному руководителю или руководителю организации и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления по вертикали — снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему.

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по кадровым (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение к материальной ответственности и т. п.), административно-хозяйственным вопросам и т. п.

Докладные записки составляются в тех случаях, когда работник хочет:

  • проявить инициативу в урегулировании какого-либо вопроса (внести предложение),
  • выразить в письменной форме несогласие с решением, принятым руководителем,
  • а также при возникновении разногласий по какому-либо производственному вопросу с другими работниками (структурными подразделениями), не подчиненными по должности, когда проблему можно разрешить только при непосредственном участии руководителя.

Например, докладные записки составляются при внесении предложений об укреплении материально-технической базы конкретного структурного подразделения, о выделении финансирования для каких-либо целей, переводе работника из одного структурного подразделения в другое и т. д. Докладная записка составляется и в том случае, когда работник просит руководителя дать поручение другим, не подчиненным ему лицам.

Прочитайте полезные статьи по теме:

  • Документы, без которых вы не сможете наказать работника

Виды докладных записок

В зависимости от содержания записки “довожу до Вашего сведения” выделяют несколько ее видов. Направленность докладной также выделяется в отдельные категории. Итак, докладные бывают:

  • инициативные;
  • информационные;
  • отчетные;
  • внешние;
  • внутренние.

Инициативная призвана побудить к действию лицо, которому она адресована. Призвана заставить должностное лицо принять какое-либо решение или издать указ.

Поэтому в содержании такого документа должны быть подробно изложены факты, а также рекомендации и предложения по улучшению процессор труда.

Для руководителя текст должен быть читаем и понятен, а сформулированные выводы лаконичны.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Информационная докладная записка преследует несколько иную цель. Она призвана просто передать информацию должностному лицу о случившемся факте или событии. Она должна содержать подробности происшествия или события, а также методы применяющегося труда.

Когда мы читаем “Довожу до Вашего сведения” в отчетном документе, то содержанием его должен выступать отчет о завершенном проекте или проделанной работа. Также может содержаться отчет о выполненном поручении и т.д.

По направленности выделяют внутренний и внешний документ.

Внешняя докладная записка направлена на предоставление информации сторонним организациям, к примеру, руководителю головной компании. Такой документ должен оформляться на фирменном бланке компании и должен содержать все реквизиты исходящей документации.

Проставляется исходящий номер и дата документа, и производится его регистрация в соответствующем журнале. Помимо этого указывается лицо, которому она адресована.

Внешнюю докладную возможно передать как посредством почтовой пересылки, так и передать лично в канцелярию компании, в адрес которой она направляется.

Внутренняя же записка остается в пределах компании.

Образец докладной записки: Довожу до Вашего сведения

Часто докладные составляют не только специалисты, но и рабочие. В процессе они часто допускают исправления и ошибки и не только в оформлении. Для минимизации подобных ситуаций возможно разработать ряд типовых образцов, на основе которых каждый работник сможет грамотно составить документ.

Папку с образцами документов возможно хранить или на информационном стенде или в канцелярии. Главное, чтобы у сотрудников был к ней свободный доступ.

Разработанные шаблоны должны быть утверждены руководителем компании.

докладной записки “Довожу до Вашего сведения”

В зависимости от содержания докладной записки автор может сформулировать в ней выводы, предложения или ограничиться простым изложением фактов. Исходя из этого структура докладной записки, как правило, представлена следующими смысловыми разделами.

Прочитайте полезные статьи по теме:

  • Можно ли привлечь беременную к дисциплинарной ответственности?

Раздел 1. Констатирующий: изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для написания текста.

Раздел 2. Анализирующий: анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы. Данный раздел является рекомендательным — его наличие зависит от конкретных обстоятельств.

Раздел 3. Резюмирующий: описание выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению автора записки, необходимо предпринять.

Прежде всего, в докладной записке необходимо сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу. Текст записки излагается от первого лица единственного числа.

Посмотрите видео по теме:

Довожу до Вашего сведения — избавляемся от слов-паразитов

Не делайте «вступительных речей»: не надо никаких «Довожу до Вашего сведения», «Обращаюсь к Вам, потому что…» и т. д. Лучше начать изложение так: «По Вашему поручению я провела…», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т. п.

Избавляйте текст от «слов-паразитов» — они производят не самое приятное впечатление и говорят о недостаточном словарном запасе автора. Не рекомендуем в заключительной части текста писать: «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т. п.

В конце записки следует четко указать вносимое предложение (или просьбу), сделать выводы. Заканчивать текст лучше словами: «Считаю необходимым… (целесообразным и т. д.)», «Предлагаю…», «Прошу… (выделить, направить)» и т. п.

Составляя документ, не забывайте, что «краткость — сестра таланта». С учетом занятости адресата он пробежит глазами первую страницу и либо примет решение, либо забудет об изложенных предложениях, на вторую же у него, скорее всего, не хватит времени.

Прочитайте полезные статьи по теме:

  • Служебные записки: когда составлять и как оформлять

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/225467-dokladnaya-zapiska-pishite-pravilno

Дайте определение понятия «докладная записка». Раскройте особенности составления и оформления внутренних и внешних докладных записок

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные(внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние докладные запискиадресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.

Внешние докладные запискиадресуется руководителю вышестоящего органа и оформляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причинои̌ для составления документа, проводится их анализ.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации.

Датой докладной записки является дата её подписания.

Докладные записки составляются по самым разным вопросам. Они могут касаться вопросов основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.

), личного состава (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т.п.

), административно-хозяйственных вопросов (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки могут быть инициативными (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) или отчетными (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировок, проверки и т.п.).

Кроме того, докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем.

Внутреннюю докладную записку на имя директора может дать, например, руководитель структурного подразделения (отдела, управления, сектора, цеха и т.д.

)˸ заведующий канцелярией – ʼʼО состоянии работы с документами в структурных подразделенияхʼʼ; начальник отдела кадров – ʼʼоб организации курсов повышения квалификации работниковʼʼ и т.п. Внутренние докладные записки оформляются на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Докладная записка имеет следующие реквизиты˸

· Реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка.

· Название вида документа (докладная записка).

· Дата.

· Индекс.

· Место составления.

· Адресат.

· Заголовок к тексту.

· Текст.

· Отметка о наличии приложения.

· Подпись.

Источник: http://referatwork.ru/lectionbase/pravo/view/127529_dayte_opredelenie_ponyatiya_dokladnaya_zapiska_raskroyte_osobennosti_sostavleniya_i_oformleniya_vnutrennih_i_vneshnih_dokladnyh_zapisok

Докладная записка

Докладная записка — официальный документ, обладающий юридической силой. Он является основанием для принятия кадровых и управленческих решений.

Поэтому оформление докладной записки и ее содержание должно соответствовать установленным государственным требованиям.

В статье рассматриваются виды докладных записок, рассказывается о правилах их составления и оформления.

Из статьи вы узнаете:

  • для чего составляются докладные записки;
  • в каких случаях составляется докладная записка на сотрудника;
  • как оформляется докладная записка.

Докладная записка — вид официального делового документа

Докладная записка это одна из форм документооборота. Как правило, ее адресатом является вышестоящее лицо или вышестоящая организация. В зависимости от этого, докладные записки подразделяются на внутренние и внешние.

Адресатом внутренней докладной является непосредственный руководитель, руководитель подразделения или же директор предприятия. Внешний документ подписывается руководителем предприятия и направляется руководителю вышестоящей организации.

Составление документов этого вида производится с целью донесения до адресата определенного рода сведений. Поэтому по назначению докладные записки условно подразделяются на:

  • информативные;
  • отчетные;
  • инициативные.

Информативные докладные записки содержат сведения, которые могут повлиять на принятие управленческих решений.

Вних содержится информация, которая известна автору в силу его служебного положения, связанная с выполнением его должностных обязанностей.

Оформление таких документов может осуществляться на регулярной основе и быть закреплено в качестве трудовой обязанности в должностной инструкции.

Отчетная докладная также может составляться регулярно в плановом порядке, установленном должностными обязанностями или же в единичных случаях, как отчет о выполнении разового поручения, данного руководителем. Как правило, такой документ, составляемый как отчет, имеет утвержденную форму, удобную для восприятия, последующей обработки и анализа представляемых в ней данных.

Инициативная докладная оформляется в исключительных случаях и, как правило, обязанность по составлению такого рода документов в должностные обязанности работников не входит.

В ней может содержаться предложение по повышению производительности, улучшению качества продукции или же сведения о явлениях, отрицательно влияющих на производственные процессы или моральную обстановку в трудовом коллективе.

Поскольку любая докладная записка может стать основанием для принятия управленческих решений, по своему содержанию и оформлению она должна соответствовать требованиям,предъявляемым к документам. То есть, ее содержание и оформление должны отвечать установленным стандартам, она должна иметь обязательные реквизиты, подтверждающие ее юридическую силу.

До 1 июля 2017 года оформление докладной записки

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210892-qqq-17-m5-dokladnaya-zapiska

Вам будет интересно:

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть